Obtén tus números fiscales en Arizona

Un EIN, si lo necesitas, se obtiene en minutos por internet. Arizona suma una licencia del TPT si lo que vendes está sujeto a impuestos, y los registros de empleador cuando contratas. Una sola solicitud conjunta cubre los registros estatales.

Qué cambia en Arizona

• El impuesto sobre las ventas es el impuesto sobre el privilegio de transacción (transaction privilege tax, TPT), un impuesto que recae sobre ti, el vendedor, por hacer negocios aquí. Algunos servicios están sujetos a impuestos, además de los productos.
• Una solicitud, dos agencias. La Solicitud Conjunta de Impuestos de Arizona (formulario JT-1/UC-001) se presenta ante el Departamento de Ingresos de Arizona (ADOR), que se la envía al Departamento de Seguridad Económica de Arizona (DES) para el seguro de desempleo.
• E-Verify es obligatorio para todo empleador. Antes de tu primera contratación, inscribe a tu negocio y luego verifica ahí a cada nuevo empleado.
• Tu ciudad también entra. Una licencia del TPT cubre el impuesto estatal y el municipal, y algunas ciudades emiten su licencia comercial a través de ella. Licencias y permisos cubre el resto.

Haz esto

1. Obtén un EIN del IRS si lo necesitas. El IRS lo exige si tienes empleados, y también para sociedades (partnerships), corporaciones, organizaciones sin fines de lucro y la mayoría de las LLC. Arizona también lo pide para una licencia del TPT, salvo a un propietario único sin empleados, que puede usar un número de Seguro Social. Es gratis y, si se aprueba, se emite de inmediato por internet. Forma primero tu LLC o corporación. No le pagues a un sitio web para que lo solicite por ti.
2. Decide si tus ventas están sujetas a impuestos. Si vendes un producto o un servicio sujeto al TPT, necesitas una licencia antes de empezar. La página del ADOR explica quién la necesita.
3. Solicita la licencia del TPT. Los negocios nuevos de Arizona pueden solicitarla a través de Arizona Business One Stop y pagar en AZTaxes.gov. La cuota estatal es de $12 por ubicación, más una cuota por cada ciudad donde hagas negocios. ¿Trabajas desde casa? Usa la dirección de tu casa. Los contratistas de construcción presentan en cambio el formulario JT-1 en papel.
4. Consulta tu tasa de impuesto. La tasa estatal para las ventas minoristas es del 5.6%, las demás clasificaciones tienen sus propias tasas, y encima se suman los impuestos del condado y de la ciudad. Las tablas de tasas del ADOR dan la tasa por ubicación y tipo de negocio.
5. Regístrate como empleador cuando contrates. La misma solicitud conjunta cubre la retención del impuesto estatal sobre la renta ante el ADOR y el seguro de desempleo ante el DES. El DES decide si debes pagar el impuesto de desempleo: por lo general, cuando pagas $1,500 o más en salarios en un trimestre calendario, o cuando tienes a alguien empleado en 20 semanas distintas de un año.
6. Inscríbete en E-Verify antes de tu primera contratación. Arizona exige que todo empleador verifique ahí a cada nuevo empleado y que guarde el registro mientras la persona trabaje para ti o durante tres años, lo que sea más largo. Un tribunal puede suspender o revocar las licencias comerciales de un empleador que emplea a sabiendas a alguien sin autorización para trabajar; una verificación en E-Verify es prueba de que no lo hiciste.
7. Prepara a cada nueva contratación. En el formulario I-9, el empleado completa la sección 1 a más tardar en su primer día de trabajo, y tú completas la sección 2 dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de inicio (a más tardar el primer día si el trabajo dura menos de tres días hábiles). Crea su caso de E-Verify a más tardar el tercer día hábil después de que empiece a trabajar con pago. E-Verify es para personas que ya contrataste; no puedes usarlo para evaluar a candidatos. Pídele que llene el formulario A-4 de Arizona dentro de los cinco días siguientes a su inicio, y reporta cada nueva contratación al estado dentro de los 20 días siguientes a su contratación, recontratación o regreso al trabajo.

Qué recibes

• EIN: un número de identificación fiscal federal de nueve dígitos, que aparece en pantalla cuando se aprueba. Imprime la carta de confirmación.
• Licencia del TPT: un número de licencia de ocho dígitos y un certificado por cada ubicación, que llegan por correo una vez pagadas las cuotas. Se renueva cada año, a más tardar el 1 de enero.
• Cuentas de empleador: un registro de retención ante el ADOR y, si el DES determina que debes pagar el impuesto de desempleo, un número de cuenta del seguro de desempleo.
• E-Verify: una cuenta federal de E-Verify y, por cada nueva contratación, un resultado de caso para guardar con tus registros.

¿Todavía no vendes nada sujeto a impuestos ni contratas? Puede que por ahora no necesites nada más.