Obtén tus números de impuestos en Ohio

Un EIN, si lo necesitas, tarda minutos en línea. Ohio suma una licencia de vendedor del condado si vendes bienes gravables, un impuesto sobre los ingresos brutos para los negocios más grandes, el impuesto municipal sobre los ingresos y las cuentas de empleador cuando contratas. El Departamento de Impuestos de Ohio (Ohio Department of Taxation, ODT) gestiona el registro para impuestos. El seguro de desempleo y la compensación para trabajadores son agencias aparte.

Qué cambia en Ohio

• El estado grava los ingresos brutos, no la ganancia. El impuesto de franquicia corporativo ya no está vigente. El Impuesto sobre la Actividad Comercial (Commercial Activity Tax, CAT) se aplica a 0.26% sobre los ingresos de Ohio por encima de $6,000,000 al año, sea cual sea tu entidad. Por debajo de eso no debes nada, pero una cuenta de CAT abierta igual presenta declaración cada trimestre.
• La licencia de vendedor viene del condado. Cuesta $50 por cada establecimiento fijo, con el auditor del condado de cada condado donde tienes un establecimiento fijo.
• Las ciudades y los pueblos también gravan los ingresos. El impuesto municipal sobre las ganancias netas alcanza la ganancia de un negocio, y el empleador retiene el impuesto de la ciudad del pago.
• La compensación para trabajadores viene del estado. Es obligatoria desde tu primer empleado, a través del fondo estatal de seguros (state insurance fund).

Haz esto

1. Obtén un EIN del IRS si lo necesitas. El IRS exige uno si tienes empleados y para las sociedades, las corporaciones, las organizaciones sin fines de lucro y la mayoría de las LLC. Cuesta gratis y, si te aprueban, se emite de inmediato en línea. Forma primero tu LLC o corporación. No le pagues a un sitio web para que haga la solicitud por ti. El registro de retención de Ohio también necesita el EIN.
2. Regístrate en el Departamento de Impuestos. Regístrate para impuestos con OH|TAX eServices, el Ohio Business Gateway o una solicitud en papel. El trámite puede tardar hasta seis semanas si es una solicitud en papel.
3. Obtén una licencia de vendedor antes de hacer ventas al por menor. Ohio la llama licencia de vendedor (vendor's license). Puedes obtenerla de inmediato por OH|TAX eServices, cuando ya tienes una cuenta de eServices, en la página de registro del Departamento de Impuestos, o solicitarla con el auditor del condado; la ley deja la licencia con el auditor del condado de cada condado donde tienes un establecimiento fijo de cualquier forma. Cuesta $50 por cada ubicación; la cuota cambió por última vez el 9 de abril de 2025, y los materiales viejos que muestran otra cifra están desactualizados. Un vendedor sin un establecimiento fijo en un condado puede solicitar una licencia de vendedor transitorio (transient vendor's license) del comisionado de impuestos.
4. Cobra y presenta el impuesto sobre las ventas. La tasa estatal es de 5.75% y los condados y las autoridades de transporte suman hasta 3%, con un tope de 8.75% combinado. Se aplica a algunos servicios seleccionados, además de los bienes. Una declaración mensual vence el 23 de cada mes, por el mes anterior. La página del impuesto sobre las ventas y el uso del Departamento dice que a un vendedor con menos de $1,200 de impuesto por cada período de seis meses se le puede autorizar a presentar cada seis meses, con vencimiento el día 23 del mes siguiente a cada período de seis meses. Su calendario trimestral es para los titulares de un permiso de pago directo (direct pay permit) y las cuentas de impuesto sobre el uso del consumidor, no para vendedores. La página del Departamento dice que más de $75,000 de obligación anual significa pagar por vía electrónica. La ley dice que un año que iguale o supere $75,000 significa pagos electrónicos acelerados a partir del segundo año posterior al año calendario en que se alcanza. Las dos fuentes difieren justo en ese monto, así que consulta con el Departamento.
5. Regístrate para el Impuesto sobre la Actividad Comercial si pasas la exclusión. La página del CAT dice que te registres dentro de los 30 días siguientes a pasar $6,000,000 en ingresos de Ohio. La cuenta queda lista en unos 3 días hábiles. Un registro tardío puede acarrear una multa de hasta $100 al mes, con un tope de $1,000. Se aplica a propietarios únicos, sociedades, LLC y corporaciones.
6. Planea el impuesto sobre los ingresos. Un propietario único, un socio o un miembro de una LLC declara los ingresos del negocio en una declaración personal. Para 2026, la ley grava los ingresos no comerciales por encima de $26,050 a $332 más 2.75% del exceso, y el estado puede ajustar esos montos por inflación. Grava los ingresos comerciales a 3% después de una deducción cuyo monto no confirmamos.* Consulta con el Departamento de Impuestos. Ciertas entidades de transferencia pueden optar por la declaración combinada IT 4708 (composite return) o la declaración IT 4738 de entidad de transferencia que opta (electing pass-through entity return). La declaración de quienes optan es IT 4738, con vencimiento el 15 de abril posterior al cierre del año fiscal. Consulta la página de entidades de transferencia del Departamento.
7. Resuelve el impuesto municipal sobre las ganancias netas. El impuesto municipal sobre las ganancias netas lo cobra cada ciudad o pueblo que impone el impuesto, o un administrador externo que trabaja para ella. Un negocio puede optar por la administración estatal a cargo del Departamento de Impuestos, por medio del Ohio Business Gateway. La fecha límite es el 15 de abril del año gravable, para un negocio de año calendario. No pueden optar: propietarios únicos y entidades no consideradas (disregarded entities). Un negocio en más de una ciudad divide su ganancia según una fórmula de tres factores: propiedad, nómina e ingresos brutos.
8. Regístrate como empleador cuando contrates. Regístrate para la retención estatal en OH|TAX eServices dentro de los 15 días siguientes a quedar obligado, con un EIN federal a la mano. Los empleados llenan el formulario Ohio IT 4, Certificado de Exención de Retención del Empleado. En una ciudad con impuesto sobre los ingresos, también retienes el salario de cada empleado ganado en la ciudad multiplicado por la tasa del impuesto sobre los ingresos de esa ciudad.
9. Revisa el seguro de desempleo. El Departamento de Empleo y Servicios Familiares de Ohio (Ohio Department of Job and Family Services, ODJFS) cubre a los empleadores que pagan $1,500 en un trimestre o que emplean a alguien en 20 semanas calendario distintas. El impuesto se aplica a los primeros $9,000 por empleado, y a un empleador sin 4 trimestres consecutivos con cargos se le asigna la tasa estándar de 2.7%. Los empleadores de construcción siguen una regla distinta en la ley. No pudimos leer la página de registro de la agencia.* Consulta con el Departamento de Empleo y Servicios Familiares de Ohio (Ohio Department of Job and Family Services, ODJFS).
10. Contrata la compensación para trabajadores e informa de cada nueva contratación. La cobertura es obligatoria con 1 o más empleados, por medio del fondo estatal de seguros (state insurance fund) de la Oficina de Compensación para Trabajadores de Ohio (Ohio Bureau of Workers' Compensation, BWC), o como empleador autoasegurado con la aprobación de la oficina (self-insuring employer). Las primas vencen cada junio, antes del año de la póliza que empieza el 1 de julio. Un empleador cuya cobertura empieza cualquier día que no sea el 1 de julio paga las primas por el resto del primer año de la póliza según las reglas de la oficina; no se podía leer cuál es ese primer pago ni cuándo vence.* Consulta con la Oficina de Compensación para Trabajadores de Ohio (Ohio Bureau of Workers' Compensation, BWC). Informa de cada nueva contratación al Departamento de Empleo y Servicios Familiares de Ohio (Ohio Department of Job and Family Services) dentro de los 20 días. El sitio para informar y los pasos de la solicitud de cobertura no se podían leer.* Consulta con la Oficina de Compensación para Trabajadores de Ohio (Ohio Bureau of Workers' Compensation, BWC) para la cobertura y con el Departamento de Empleo y Servicios Familiares de Ohio (Ohio Department of Job and Family Services) para las nuevas contrataciones. No confirmamos si Ohio exige E-Verify a los empleadores privados.* Consulta con un profesional del derecho. La guía para contratar a tu primer empleado cubre el lado federal.

Compensación para trabajadores para dueños

No todos los dueños están cubiertos automáticamente. Según la ley, los socios, los propietarios únicos, una persona constituida como corporación y los funcionarios de corporaciones agrícolas familiares están cubiertos solo si eligen la cobertura. Los funcionarios de una corporación común no están en la lista de exclusiones de la ley. La elección se hace con un aviso por escrito a la oficina que nombre a la persona que se cubrirá. La ley enumera quiénes quedan excluidos: una persona constituida como corporación, los funcionarios de una corporación agrícola familiar y los funcionarios voluntarios de una organización sin fines de lucro.

Qué recibes

• EIN: un número federal de identificación fiscal de nueve dígitos, que aparece en pantalla cuando te aprueban. Imprime la carta de confirmación.
• Licencia de vendedor: la emite el auditor del condado por cada establecimiento fijo.
• Cuenta de CAT: lista en unos 3 días hábiles después de registrarte, con declaraciones trimestrales que se presentan en el Ohio Business Gateway.
• Cuenta de retención: retención estatal en OH|TAX eServices, más la retención de la ciudad donde una ciudad grava los ingresos.
• Desempleo y compensación para trabajadores: cuentas con el Departamento de Empleo y Servicios Familiares de Ohio (Ohio Department of Job and Family Services, ODJFS) y la Oficina de Compensación para Trabajadores de Ohio (Ohio Bureau of Workers' Compensation, BWC).

¿Todavía no vendes nada gravable ni contratas? Por ahora, el EIN puede ser todo lo que necesitas.