Registra tu negocio en Ohio

Las LLC, las corporaciones, las corporaciones sin fines de lucro y las sociedades en comandita (limited partnerships) se registran ante la Secretaría de Estado de Ohio (Ohio Secretary of State). Los propietarios únicos y las sociedades colectivas (general partnerships) no presentan nada para existir. Un negocio que usa un nombre distinto del nombre legal de su dueño registra un nombre comercial (trade name) o presenta un informe de nombre ficticio (fictitious name report) ante la misma oficina.

No pudimos leer las páginas de negocios de la Secretaría de Estado mientras escribíamos esta guía. Las cuotas y las reglas de abajo vienen del Código Revisado de Ohio, que el estado publica. Lo que solo diría esa página va marcado con * y con una indicación de consultar la fuente oficial.

Qué cambia en Ohio

• La cuota de una corporación depende de sus acciones. Es de $0.10 por acción en las primeras 1,000 autorizadas, nunca menos de $99 ni más de $100,000. Una LLC paga una cuota fija de $99.
• Hay dos trámites de nombre, no uno. Un nombre comercial (trade name) se registra y dura cinco años. Un informe de nombre ficticio (fictitious name report) se presenta dentro de los 30 días siguientes al primer uso. Ambos van a la Secretaría de Estado de Ohio (Ohio Secretary of State) y cuestan $39.
• El cargo se llama agente estatutario. El agente necesita una dirección real en Ohio, no un apartado postal.
• No hay informe anual para una LLC o corporación común. El sitio de la Secretaría de Estado confirma que las LLC comunes y las corporaciones con fines de lucro no presentan un informe anual de rutina, y las leyes no fijan ninguno. Las organizaciones sin fines de lucro, las asociaciones profesionales y las LLP sí tienen trámites periódicos, abajo.

Haz esto

1. Elige tu estructura. LLC, corporación, corporación sin fines de lucro, sociedad o empresa individual. Si eres propietario único o tienes una sociedad colectiva, puedes saltar al paso 6. El capítulo de servicios profesionales de Ohio dice que una LLC formada bajo el Capítulo 1706 puede prestar servicios profesionales, y una profesión con licencia también puede formar una asociación profesional (professional association).
2. Revisa el nombre. El nombre de una LLC o corporación debe ser distinguible en los registros de la Secretaría de Estado. Busca en la búsqueda de negocios de la Secretaría de Estado, y luego en internet y en la base de datos federal de marcas. Si todavía no estás listo para presentar, puedes reservar el nombre por 180 días por $39, según las reglas de nombres del capítulo 1706.
3. Elige un agente estatutario (statutory agent). El agente es un residente de Ohio, o una corporación, LLC, sociedad u otra entidad con domicilio comercial en Ohio. La oficina debe ser un lugar en Ohio abierto en horario comercial normal donde por lo general hay una persona autorizada para recibir notificaciones legales, no un apartado postal. Cambiar después el agente o su dirección cuesta $25.
4. Presenta tus documentos ante la Secretaría de Estado. Una LLC entrega sus artículos de organización a la Secretaría de Estado, como exige el capítulo 1706. Una corporación presenta ahí sus artículos de incorporación según el capítulo 1701. El portal en línea, el número de formulario, el tiempo de procesamiento y las opciones de trámite urgente no se podían leer desde aquí.* Consulta con la Secretaría de Estado de Ohio antes de presentar. La cuota depende de tu estructura, abajo. La versión vigente de la ley de cuotas entró en vigor el 3 de abril de 2025.
5. Pide un certificado de buena posición (good standing) si tu banco lo pide. El sello de un certificado cuesta $5 según la ley de cuotas. No pudimos confirmar cómo pedirlo ni cuánto tarda.* Consulta con la Secretaría de Estado de Ohio.
6. Registra un nombre comercial o presenta un informe de nombre ficticio si usas otro nombre. El trámite es un nombre comercial (trade name) o un informe de nombre ficticio (fictitious name report). Se aplica a cualquier persona, sociedad, LLC, corporación u otra entidad que use un nombre distinto del suyo. La cuota es de $39 en cualquiera de los dos casos, y lo rige el capítulo 1329. El estado lleva un registro público de los nombres comerciales registrados y los nombres ficticios informados que lleva la Secretaría de Estado.
7. Anota en tu calendario los primeros plazos. La primera declaración de existencia continua de una organización sin fines de lucro vence dentro de los cinco años siguientes a la fecha de incorporación. Si vendes bienes gravables, necesitas una licencia de vendedor antes de tu primera venta: Obtén tus números de impuestos. Mantente al día tiene el resto.

Según tu estructura

LLC

Presenta los artículos de organización (articles of organization) ($99). El nombre debe contener "limited liability company," "L.L.C.," "LLC," "limited," "ltd.," o "ltd". La LLC se forma cuando se presentan los artículos, o en una fecha y hora posteriores indicadas en los artículos. Guarda tu acuerdo operativo con los registros de la empresa. No confirmamos si la ley de LLC de Ohio exige uno.* Consulta con un profesional del derecho. No pudimos confirmar que una LLC común tenga un informe estatal periódico.* Consulta con la Secretaría de Estado de Ohio.

Corporación

Presenta los artículos de incorporación (articles of incorporation). La cuota es de $0.10 por acción en las primeras 1,000 acciones autorizadas, con un mínimo de $99 y un máximo de $100,000. La ley fija tarifas más bajas para las acciones después de las 1,000, así que la cantidad de acciones que autorices define la factura. El nombre debe terminar con o incluir "company," "co.," "corporation," "corp.," "incorporated," o "inc.". Una reserva de nombre dura 180 días. Puedes fijar que sea efectiva hasta 90 días después de presentarla. S corp y C corp son decisiones fiscales federales que tomas con el IRS después, no formularios de Ohio. Una asociación profesional (professional association) presenta una declaración bienal cada dos años, en los años pares, que vence dentro de los 30 días siguientes al 30 de junio de cada año par ($25).

Organización sin fines de lucro

Presenta los artículos de incorporación (articles of incorporation) de una corporación sin fines de lucro ($99, porque no autoriza acciones). El estatus 501(c)(3) es una solicitud aparte ante el IRS. Después, una organización sin fines de lucro presenta una declaración de existencia continua (statement of continued existence) ante la Secretaría de Estado cada cinco años ($25). Están exentas las organizaciones sin fines de lucro reguladas o supervisadas por otra agencia estatal y las exceptuadas por la división (N) de la sección 1702.06. La primera vence dentro de los cinco años siguientes a la fecha de incorporación.

Sociedad

Según la ley de Ohio, dos o más personas que llevan un negocio juntas como copropietarias forman una sociedad, presenten o no algún documento. Una sociedad colectiva puede presentar una declaración opcional de autoridad de la sociedad (statement of partnership authority) ($99), y mantiene un agente para notificaciones solo mientras una declaración de autoridad de la sociedad está vigente. Una sociedad en comandita presenta un certificado de sociedad en comandita (certificate of limited partnership) ($99). Una sociedad de responsabilidad limitada (LLP) se registra por $99 y presenta un informe bienal entre el 1 de abril y el 1 de julio de cada año impar posterior al año en que se presenta la declaración de calificación ($25). Los socios que usan un nombre distinto del suyo registran un nombre comercial (trade name) o presentan un informe de nombre ficticio (fictitious name report).

Empresa individual

No hay que presentar documentos de constitución. Si no registras otra entidad, eres propietario único. Un nombre distinto de tu nombre legal significa un nombre comercial (trade name) o un informe de nombre ficticio (fictitious name report) ante la Secretaría de Estado. La licencia de vendedor, el registro de impuestos y cualquier licencia que necesite tu trabajo siguen aplicando.

Formada en otro estado

Una LLC formada en otro estado presenta el registro como LLC extranjera (foreign limited liability company) ($99). Una corporación formada en otro estado presenta una solicitud de licencia para operar negocios (application for a license to transact business), con un certificado de buena posición o subsistencia del estado de origen ($99). Una corporación sin fines de lucro extranjera paga $99. Formar tu negocio en otro estado tiene sus ventajas y desventajas.

Qué recibes

Una LLC existe cuando se presentan los artículos, o en una fecha y hora posteriores indicadas en los artículos. El registro de tu entidad aparecerá en la búsqueda de negocios de la Secretaría de Estado. No pudimos confirmar cómo te llega la copia presentada.* Consulta con la Secretaría de Estado de Ohio y guarda una copia. Vas a necesitar los artículos presentados para tu EIN y tu cuenta bancaria. Un nombre comercial (trade name) o un informe de nombre ficticio (fictitious name report) queda en un registro público de los nombres comerciales registrados y los nombres ficticios informados que lleva la Secretaría de Estado.