Registra tu negocio en California

Las LLC, las corporaciones, las organizaciones sin fines de lucro y las sociedades en comandita (limited partnerships) se registran ante la Secretaría de Estado de California. Los propietarios únicos y las sociedades colectivas (general partnerships) no, aunque es posible que igual necesiten registrar un nombre comercial.

Qué cambia en California

• La mayoría de las LLC deben el impuesto anual de $800 desde el año en que se forman hasta que se cancelan, aunque no tengan ventas. Mantente al día tiene las fechas de vencimiento y las excepciones limitadas.
• Muchas profesiones con licencia no pueden usar una LLC. California no permite que una LLC preste la mayoría de los servicios que requieren una licencia profesional estatal, como derecho, medicina o contabilidad. Los agentes y corredores de seguros son una excepción, y algunas juntas profesionales fijan sus propias reglas. Consulta con tu junta antes de presentar los documentos.
• Un nombre comercial (DBA) se presenta ante el condado, y tiene que publicarse en un periódico local una vez por semana durante cuatro semanas seguidas.

Haz esto

1. Elige tu estructura. LLC, corporación, organización sin fines de lucro, sociedad o empresa individual. Si eres propietario único o tienes una sociedad colectiva, puedes saltar al paso 5.
2. Revisa el nombre. Busca los nombres existentes en Business Search en bizfile Online. El estado solo compara con entidades del mismo tipo, así que busca también en la base de datos federal de marcas. Si todavía no estás listo para presentar, puedes reservar un nombre por 60 días.
3. Elige un agente para notificaciones judiciales (agent for service of process), la persona o empresa que recibe los documentos judiciales si demandan a la empresa: tú u otro residente de California, o un agente corporativo registrado. La empresa no puede ser su propio agente, y el nombre y la dirección física del agente se vuelven públicos.
4. Presenta tu documento de constitución en bizfile Online. El formulario y la cuota dependen de tu estructura (ver abajo). Las presentaciones en línea se revisan primero: 5 días o menos, frente a 10 días o más en papel. La Secretaría de Estado también cobra $350 para garantizar una respuesta en 24 horas o $750 para el mismo día.
5. Presenta una declaración de nombre comercial ficticio (Fictitious Business Name Statement) si vas a usar otro nombre. Si eres propietario único, la necesitas cuando el nombre del negocio no incluye tu apellido. Una LLC o corporación la necesita para cualquier nombre que no figure en sus artículos. Las sociedades tienen sus propias reglas; el secretario de tu condado te puede orientar. Preséntala ante el secretario de tu condado (county clerk) dentro de los 40 días siguientes a empezar a operar; CalGold te indica la oficina de tu condado. Cada condado fija su propia cuota.
6. Publica el nombre en un periódico de tu condado una vez por semana durante cuatro semanas seguidas y luego presenta la prueba de publicación ante el secretario del condado. Las páginas del estado y del condado dan plazos distintos, así que sigue el del secretario de tu condado.
7. Anota en tu calendario los primeros plazos. El primer pago del impuesto de $800 de una LLC vence el día 15 del cuarto mes después de presentar ante la Secretaría de Estado. Las LLC, las corporaciones y las organizaciones sin fines de lucro presentan una primera declaración de información (Statement of Information) dentro de los 90 días siguientes al registro. Mantente al día tiene el resto.

Según tu estructura

LLC

Presenta los Artículos de Organización (formulario LLC-1): $70. Guarda tú mismo tu acuerdo operativo; no se presenta ante el estado.

Corporación

Presenta los Artículos de Incorporación de una corporación por acciones (formulario ARTS-GS): $100. A diferencia de una LLC, una corporación nueva no paga el impuesto mínimo de franquicia (minimum franchise tax) en su primer año fiscal, aunque las ganancias de ese primer año siguen sujetas a impuestos.

Organización sin fines de lucro

California tiene artículos distintos para organizaciones sin fines de lucro de beneficio público, de beneficio mutuo y religiosas, cada uno por $30; la página de formularios de la Secretaría de Estado los enumera. La exención de impuestos de California es una solicitud aparte ante la Franchise Tax Board (FTB): por lo general, el formulario FTB 3500A si tienes una carta de determinación del IRS y ninguna exención previa de California; si no, el formulario FTB 3500. La página de la FTB sobre organizaciones sin fines de lucro indica cuál corresponde. La mayoría de las organizaciones benéficas también deben inscribirse en el Registro de Organizaciones Benéficas y Recaudadores de Fondos del Fiscal General dentro de los 30 días siguientes a recibir por primera vez activos benéficos, con el formulario CT-1 ($50), y renovar la inscripción cada año. Los hospitales, las instituciones educativas y las organizaciones religiosas están exentos por ley; consulta la página de registro del Fiscal General.

Sociedad

Una sociedad colectiva existe en cuanto dos o más personas emprenden un negocio juntas; presentar una Declaración de Autoridad de la Sociedad Colectiva (formulario GP-1) ($70) es opcional. Una sociedad en comandita presenta en bizfile Online un certificado de sociedad en comandita (Certificate of Limited Partnership), con una cuota de $70. Una sociedad de responsabilidad limitada (limited liability partnership, LLP) usa el formulario LLP-1 ($70) y es solo para ciertas profesiones, como derecho, contabilidad y arquitectura. Las sociedades en comandita y las LLP también deben el impuesto anual de $800. La página de tipos de entidades de la Secretaría de Estado explica cada una.

Empresa individual

No hay que presentar documentos de constitución. Si no registras otra entidad, eres propietario único automáticamente. Solo necesitas la declaración de nombre comercial ficticio (Fictitious Business Name Statement) si el nombre de tu negocio no incluye tu apellido.

Formada en otro estado

Una LLC o corporación formada en otro estado, como Delaware, igual debe registrarse ante la Secretaría de Estado antes de hacer negocios en California, y debe el mismo impuesto mínimo de $800. Una LLC de otro estado que hace negocios en California sin registrarse puede deber una multa de $2,000.

Qué recibes

Una LLC, corporación, organización sin fines de lucro o sociedad en comandita recibe sus artículos presentados y un número de archivo (file number) de la Secretaría de Estado, que vas a necesitar para tu EIN, tu cuenta bancaria y tu declaración de información. Un propietario único o una sociedad colectiva termina con la presentación de su nombre comercial, si la necesita. Una declaración de nombre comercial ante el condado vence a los 5 años.