Obtén tus identificaciones fiscales en Illinois

Un EIN, si lo necesitas, toma minutos en línea. Illinois suma un registro de negocios con el Departamento de Ingresos, un impuesto sobre los ingresos con un impuesto de reemplazo encima, y cuentas de empleador cuando contratas. El registro ante el Departamento de Ingresos de Illinois (IDOR) cubre el impuesto sobre las ventas; el seguro de desempleo es un registro aparte ante el Departamento de Seguridad del Empleo de Illinois (IDES).

Qué cambia en Illinois

• El impuesto sobre las ventas empieza con el registro de negocios. Illinois te pide registrarte ante el Departamento de Ingresos de Illinois (IDOR) con el formulario REG-1, Solicitud de Registro de Negocios de Illinois (Illinois Business Registration Application), o en línea en MyTax Illinois. En otros estados quizá lo veas llamado permiso de impuesto sobre las ventas. Aquí, si corresponde, recibes un Certificado de Registro o Licencia (Certificate of Registration or License).
• La tasa estatal es de 6.25%, y los impuestos locales se suman. Varían según la dirección y cambian el 1 de enero y el 1 de julio.
• El impuesto sobre los ingresos viene con un impuesto de reemplazo. Illinois suma un impuesto de reemplazo sobre la propiedad personal a su impuesto sobre los ingresos, y una sociedad o corporación S lo debe aunque los ingresos pasen a los dueños.
• La compensación para los trabajadores no tiene mínimo de empleados. Y la Ley de Licencia Pagada para Todos los Trabajadores (Paid Leave for All Workers Act) alcanza a la mayoría de los empleadores; un empleador ya cubierto por una ordenanza local de licencia pagada sigue esa.

Haz esto

1. Obtén un EIN del IRS si lo necesitas. El IRS lo exige si tienes empleados, y para sociedades, corporaciones, organizaciones sin fines de lucro y la mayoría de las LLC. Es gratis y, si te lo aprueban, se emite de inmediato en línea. Forma primero tu LLC o corporación. No le pagues a un sitio web para que lo solicite por ti.
2. Regístrate en el Departamento de Ingresos. La regla cubre cualquier negocio que opere en Illinois o con clientes de Illinois, incluidos los propietarios únicos. Regístrate antes de hacer cualquier compra o venta, o de contratar a un empleado. Usa MyTax Illinois, o envía por correo el formulario REG-1, Solicitud de Registro de Negocios de Illinois (Illinois Business Registration Application) (la página de registro tiene ambos). El trámite en línea toma aproximadamente de 1 a 2 días hábiles. En papel tarda de 4 a 6 semanas o más. La página que leímos no dice si el registro cuesta algo.* Consulta la fuente oficial antes de pagarle a alguien para que lo presente por ti.
3. Busca tu tasa del impuesto sobre las ventas. La tasa estatal es de 6.25% para la mercancía general y de 1% para medicamentos y aparatos médicos que califican, según la guía de tasas del Departamento. Además se suman impuestos locales para minoristas y ocupaciones de servicio (retailers' and service occupation taxes), que varían según la dirección. Revisa la tasa combinada de tu dirección antes de tu primera venta.
4. Presenta las declaraciones del impuesto sobre las ventas según el calendario que te asignen. La declaración es el formulario ST-1, Declaración del Impuesto sobre las Ventas y el Uso (Sales and Use Tax Return), y vence el día 20 del mes siguiente al cierre del período de declaración. El Departamento puede pasarte a presentación mensual cuando tu obligación mensual promedio supera $200, a trimestral entre $50 y $200, y a anual por debajo de $50. Las instrucciones del ST-1 lo explican. El nivel a partir del cual debes presentar por vía electrónica no estaba en nuestras fuentes.* Consulta la fuente oficial.
5. Planea el impuesto sobre los ingresos. Un propietario único, un socio o un miembro de una LLC declara los ingresos del negocio en su declaración personal a 4.95%. Una corporación C paga 7% de impuesto sobre los ingresos más 2.5% de impuesto de reemplazo. Una corporación S o una sociedad debe 1.5% de impuesto de reemplazo sobre sus ingresos netos, y puede elegir un impuesto a nivel de entidad a 4.95%. Las tasas están en la Ley del Impuesto sobre los Ingresos. Si conviene hacer la elección es una pregunta para un contador público. La guía sobre entidad frente a elección fiscal explica la parte federal.
6. Regístrate como empleador cuando contrates. Haz primero el registro en el Departamento de Ingresos, porque va antes de contratar a nadie. Pide a cada empleado que complete el formulario IL-W-4. La retención se paga con el formulario IL-501, Cupón de Pago de Retenciones (Withholding Payment Coupon) y se declara en el formulario IL-941, Declaración del Impuesto sobre los Ingresos Retenido de Illinois (Illinois Withholding Income Tax Return). La declaración trimestral vence el último día del mes siguiente al cierre del trimestre. Los pagos mensuales vencen el día 15 del mes siguiente al mes en que se retuvo el impuesto. Si retuviste más de $12,000 en el período de referencia (el período de un año que termina el 30 de junio del año calendario inmediatamente anterior), pagas dos veces por semana. Las reglas de pago y presentación explican cada calendario.
7. Regístrate en el Departamento de Seguridad del Empleo de Illinois (IDES). Debes el impuesto de desempleo una vez que hayas pagado $1,500 en salarios en un trimestre calendario, o hayas empleado a una o más personas durante 20 semanas de un año calendario. Cada trimestre presentas el formulario UI-3/40, Informe de Contribuciones y Salarios del Empleador (Employer's Contribution and Wage Report), con vencimiento el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero. La mayoría de los empleadores nuevos pagan 3.35% sobre los primeros $14,250 del salario de cada trabajador en 2026 (unas pocas industrias pagan otra tasa de entrada, que figura en el aviso de tasa), y el rango de 2026 va de 0.75% a 7.05%. Las cifras de 2027 no estaban publicadas cuando revisamos.* Informa de cada nuevo empleado al Directorio de Nuevos Empleados de Illinois (Illinois New Hire Directory) dentro de 20 días desde su primer día en la nómina. La sección de E-Verify propia de Illinois se derogó con efecto el 12 de diciembre de 2025. La guía sobre contratar a tu primer empleado cubre la parte federal, incluidas las reglas federales de autorización de trabajo.
8. Compra un seguro de compensación para los trabajadores. La Comisión de Compensación para los Trabajadores de Illinois (Illinois Workers' Compensation Commission) administra el programa. Los empleadores cubiertos deben comprar un seguro de compensación para los trabajadores u obtener el permiso de la Comisión para autoasegurarse. No hay un número mínimo de empleados. Ver abajo.
9. Conoce tus dos reglas de empleador en Illinois. Licencia pagada: hasta 40 horas al año, salvo que te cubra una ordenanza local, con el aviso del Departamento de Trabajo. Jubilación: My Illinois Savings se aplica a algunos empleadores. Mantente al día tiene ambas.

Compensación para los trabajadores

Illinois no fija un mínimo de empleados. La ley cubre de entrada los oficios peligrosos que enumera, y a cualquier negocio que venda bienes o servicios al público una vez que su nómina anual pasa de $1,000. Ten en cuenta que los funcionarios corporativos pueden optar por no tener cobertura mediante aviso escrito a la aseguradora. Trabajar a sabiendas sin cobertura es un delito grave de clase 4 (Class 4 felony), y la Comisión puede detener el trabajo con una orden de suspensión de trabajo (work-stop order). La ley también prevé citaciones de al menos $500.

Qué recibes

• EIN: un número federal de identificación fiscal de nueve dígitos, que aparece en pantalla cuando te lo aprueban. Imprime la carta de confirmación.
• Registro de negocios: tu número fiscal y, si corresponde, un Certificado de Registro o Licencia (Certificate of Registration or License). Puedes buscar el tuyo con la herramienta del estado Verify an Illinois Business Registration (en inglés).
• Cuentas de retención y de desempleo: se abren cuando contratas, cada una con su propio calendario de presentación.

¿Todavía no vendes nada sujeto a impuestos ni contratas? Quizá el EIN sea lo único que necesitas por ahora.