Obtén tus números fiscales en Nueva Jersey

Cuando tu LLC o corporación ya está presentada, lo siguiente es el EIN, y en línea toma minutos. Un propietario único o una sociedad, sin nada que formar, empieza con el EIN. Después Nueva Jersey agrega un registro que sorprende a muchos: Form NJ-REG (el formulario de registro fiscal), que presentan todos los negocios para registrarse para impuestos, incluidos los propietarios únicos. El impuesto sobre las ventas, las retenciones y las cuentas de empleador vienen después si te aplican.

Qué cambia en Nueva Jersey

• Formar el negocio y registrarte para impuestos son dos trámites. Formar se explica en Registra tu negocio. El registro fiscal es NJ-REG a través de la División de Ingresos y Servicios Empresariales (DORES). Tu número fiscal de Nueva Jersey es tu EIN más un sufijo de 3 dígitos.
• El Business Registration Certificate (certificado de registro comercial) es la prueba, no el permiso. Recibes un número de identificación fiscal de Nueva Jersey (New Jersey Tax ID) y un Business Registration Certificate (BRC). El certificado se exige para contratos públicos y trabajo en la industria de casinos, aunque no para un contrato, o un año fiscal de contratos, por menos del 15 por ciento del umbral de licitación de la agencia contratante. También lo usa un contratista de construcción no constituido en sociedad que hace trabajos en Nueva Jersey y se pide para solicitar subvenciones y créditos fiscales del estado. Nada de eso hace opcional el registro en sí.
• La nómina tiene más líneas que en la mayoría de los estados. Los empleadores pagan contribuciones de desempleo, discapacidad y fuerza laboral, y a los empleados se les descuentan de su propio pago contribuciones de desempleo, discapacidad y licencia familiar.
• La compensación para trabajadores empieza con tu primer trabajador, y los directivos de una corporación cuentan.

Haz esto

1. Obtén un EIN del IRS. Es gratis y, si te aprueban, se emite de inmediato en línea. Para una LLC o una corporación, el IRS dice que hay que formar la entidad a través de la secretaría de estado antes de solicitar un EIN, y que solicitarlo antes puede retrasarlo. La página Getting Registered de la División enumera el EIN antes del certificado, así que puede que veas los dos órdenes; sigue al IRS, y obtén el EIN cuando la entidad ya esté presentada y antes del Form NJ-REG. No le pagues a un sitio web para que lo solicite por ti.
2. Regístrate para impuestos con Form NJ-REG. Empieza en Business.NJ.gov o en la página Getting Registered de la División. El estado lo pide al menos 15 días hábiles antes de empezar a operar. Las páginas oficiales que leímos no indican ninguna cuota para el formulario, así que consulta la fuente oficial antes de pagarle a alguien para que lo presente.* Las preguntas van al Centro de Contacto al Cliente de la División, al 609-292-9292.
3. Imprime tu Business Registration Certificate. Business.NJ.gov dice que a quien presenta en línea se le emite un BRC imprimible de inmediato, con una copia en papel por correo en unas semanas. La página de vendedores de la División de Impuestos dice que el certificado se puede imprimir 1-2 días hábiles después de la solicitud. Las dos páginas no coinciden, así que consulta la fuente oficial si un plazo de contrato depende de esto. La página del certificado de la División explica quién lo necesita.
4. Cobra impuesto sobre las ventas si vendes bienes o servicios gravables. El registro devuelve un certificado de autorización para cobrar el impuesto sobre las ventas (Certificate of Authority to Collect Sales Tax) de la División de Impuestos de Nueva Jersey (New Jersey Division of Taxation). La tasa estatal es 6.625%. Un vendedor certificado en una Zona Empresarial Urbana cobra 3.3125%; mira la página de la División de Impuestos sobre las UEZ. Un vendedor de fuera de Nueva Jersey se registra una vez que los ingresos brutos por ventas entregadas en el estado pasan de $100,000 en el año calendario actual o en el anterior. La página del impuesto sobre las ventas explica qué está gravado.
5. Presenta las declaraciones del impuesto sobre las ventas a tiempo. Lo normal es trimestral, con pagos mensuales para quienes cobran más, con vencimiento el día 20 del mes siguiente al cierre del periodo de declaración. La línea mensual empieza para un negocio que cobró más de $30,000 en impuesto durante el año calendario anterior. Preséntalas en cada periodo, aun sin ventas.
6. Planea el impuesto sobre los ingresos. Un propietario único, un socio o un miembro de una LLC declara los ingresos del negocio en una declaración personal. No pudimos confirmar aquí las tasas del impuesto personal sobre los ingresos de Nueva Jersey, así que consulta la fuente oficial.* Una corporación paga el Corporation Business Tax (impuesto de negocios corporativo): las tasas van de 6.5% a 9% según los ingresos, con un impuesto mínimo de $500 a $2,000 según los ingresos brutos en Nueva Jersey, aun sin ganancias. Una corporación en un grupo afiliado o controlado con una nómina total de $5,000,000 o más paga el mínimo de $2,000 sin importar sus ingresos. El mínimo de una corporación S empieza en $375. Para los periodos impositivos (privilege periods) que comienzan entre el 1 de enero de 2024 y el 31 de diciembre de 2028, una corporación con un ingreso neto gravable de más de $10 millones también paga el Corporate Transit Fee (cargo de tránsito para corporaciones) de 2.5%. El cargo no aplica a las empresas de servicios públicos y las corporaciones S de Nueva Jersey. Estas cifras son de las instrucciones del CBT-100 de 2025, el juego vigente cuando revisamos, así que consulta las actuales antes de presentar.*
7. Regístrate para retenciones antes de tu primera nómina. El registro es en línea, con un EIN federal; las instrucciones del NJ-WT lo explican. Entrega a cada empleado el formulario NJ-W4 (certificado de retención del empleado, Employee's Withholding Certificate). Reporta cada contratación: el formulario anterior de la División que encontramos dice dentro de 15 días del primer día si reportas por vía electrónica y 20 días en los demás casos, y no pudimos confirmar la regla actual, así que consulta la fuente oficial.*
8. Regístrate en el Departamento de Trabajo y Desarrollo de la Fuerza Laboral. El Departamento de Trabajo y Desarrollo de la Fuerza Laboral de Nueva Jersey (División de Cuentas de Empleadores) administra las contribuciones de desempleo, discapacidad y licencia familiar. El manual del empleador dice que un empleador que paga salarios de $1,000 o más en un año calendario puede estar sujeto a la ley, y que debe avisar a la División de Cuentas de Empleadores (Division of Employer Accounts). El manual del empleador explica la prueba. No pudimos confirmar la prueba exacta de la ley, así que consulta la fuente oficial.* Un empleador nuevo paga 2.6825% por desempleo, 0.5% por discapacidad y 0.1175% por los fondos de fuerza laboral del 1 de julio de 2026 al 30 de junio de 2027, y está en las tasas de empleador nuevo durante 3 años calendario.
9. Asegura a tus trabajadores. La compensación para trabajadores se exige en cuanto cualquier persona presta servicios, incluidos los directivos de una corporación, y no tenerla es una infracción de personas desordenadas (disorderly persons offense). La División de Compensación para Trabajadores (Division of Workers' Compensation) explica quiénes están cubiertos. La guía sobre contratar a tu primer empleado cubre la parte federal de una primera contratación.

Lo que pagan los empleados de su propio salario

A los empleados se les descuentan contribuciones de su pago en 2026: desempleo (0.3825%), discapacidad (0.19%), fuerza laboral (0.0425%) y licencia familiar (0.23%). La base de desempleo y fuerza laboral es $44,800 de salarios en 2026, y la página de tasas publica $46,400 para 2027. La base de discapacidad y licencia familiar es $171,100 para 2026. Para 2027, la página de tasas publica tasas de discapacidad y licencia familiar de los empleados de 0.24% cada una y una base de discapacidad y licencia familiar de $177,100. La página de tasas del Departamento de Trabajo tiene la tabla vigente.

Según tu estructura

• Empresa individual. Se exige un EIN si tienes empleados, y la División lo recomienda en los demás casos. La ruta de la División es Form NJ-REG, sin presentar antes un documento de formación.
• LLC. Primero forma, luego registra. Cumple con tus obligaciones tiene la cuota de presentación de sociedades que aplica a algunas LLC.
• Corporación. Presenta un certificado de incorporación o de formación, antes del NJ-REG. Después debe el Corporation Business Tax descrito arriba, mínimo incluido.
• Sociedad. Una sociedad colectiva obtiene un EIN y presenta Form NJ-REG. Una sociedad, o una LLC que tributa como tal, con más de dos propietarios e ingresos o pérdidas de fuentes de Nueva Jersey puede pagar una cuota de presentación por cada propietario.

Qué recibes

• EIN: un número fiscal federal, que aparece en pantalla cuando te aprueban. Imprime la carta de confirmación.
• NJ-REG: un número de identificación fiscal de Nueva Jersey (New Jersey Tax ID) y un Business Registration Certificate (BRC). Guarda el certificado con tus registros.
• Impuesto sobre las ventas: un certificado de autorización para cobrar el impuesto sobre las ventas (Certificate of Authority to Collect Sales Tax), si vendes bienes o servicios gravables.
• Cuentas de empleador: un registro de retenciones en línea con tu EIN y una cuenta de empleador en el Departamento de Trabajo y Desarrollo de la Fuerza Laboral.

¿Todavía no vendes nada gravable ni contratas? El EIN y Form NJ-REG siguen siendo tuyos por hacer. Lo demás espera a la venta o a la contratación.