Registra tu negocio en Nueva Jersey

Las LLC, las corporaciones, las organizaciones sin fines de lucro y las sociedades en comandita (limited partnerships) se forman ante la División de Ingresos y Servicios Empresariales de Nueva Jersey (Division of Revenue and Enterprise Services). Los propietarios únicos y las sociedades colectivas (general partnerships) no forman nada. En Nueva Jersey, formar el negocio es solo el primero de dos trámites: el segundo, Form NJ-REG (el formulario de registro fiscal), registra el negocio para impuestos y se explica en Obtén tus números fiscales.

Qué cambia en Nueva Jersey

• Formar el negocio y registrarte para impuestos son dos trámites distintos. El orden de la División es obtener un EIN primero, luego presentar el certificado de formación y después el Form NJ-REG. Todos los negocios hacen el registro fiscal, incluidos los propietarios únicos.
• El informe anual vence el último día del mes en que el negocio completó su formación. Es fácil perderlo de vista. Puede que el estado no envíe un recordatorio, y la sanción es la revocación tras dos informes anuales consecutivos sin presentar. Cumple con tus obligaciones tiene los detalles.
• Tus documentos presentados se descargan, no se envían por correo. El portal de informes anuales de la División dice que sus documentos se descargan desde la página de confirmación en línea, porque no se envían por correo. Busca el mismo enlace de descarga en la página de confirmación de tu formación.*

Haz esto

1. Elige tu estructura. LLC, corporación, corporación sin fines de lucro, sociedad o empresa individual. Un propietario único o una sociedad colectiva pasa directo al paso 7. Los profesionales con licencia tienen reglas propias para las corporaciones profesionales y las LLC profesionales, que no pudimos confirmar aquí.* Consulta con tu junta de licencias y con la División antes de presentar.
2. Revisa el nombre. Nueva Jersey exige un nombre que no sea igual ni parecido al de otra entidad activa. Revisa los nombres registrados en la consulta de nombres de negocios de la División: revisar los nombres en línea es gratis; una consulta por teléfono al 609-292-9292 tiene costo. Busca también en la web y en la base de datos federal de marcas.
3. Reservar el nombre es opcional. Sirve para guardar un nombre antes de presentar. Reservar el nombre de una LLC o de una corporación cuesta $50. Business.NJ.gov dice que los nombres reservados están disponibles por 6 meses, pero la página de la propia División dice que la duración depende del tipo de negocio. Consulta la fuente oficial para tu tipo de entidad antes de contar con una fecha.*
4. Elige un agente registrado. El agente registrado (registered agent) es obligatorio, y puede ser el propietario u otra persona con una dirección en Nueva Jersey. Registra tu negocio explica la función.
5. Presenta el certificado en línea. Usa el servicio en línea de formación de empresas de Nueva Jersey (New Jersey Business Formation, njportal.com). La página Getting Registered enumera cada trámite. La cuota depende de tu estructura (abajo). No encontramos un tiempo de procesamiento publicado para las formaciones en línea, así que consulta la fuente oficial para saber el plazo actual.* Tu documento de formación muestra un Entity ID de 10 dígitos.
6. Obtén un EIN cuando la entidad ya esté presentada. El IRS indica que hay que formar la entidad a través de la secretaría de estado antes de solicitar un EIN, y advierte que solicitarlo antes puede retrasar el EIN. La página Getting Registered de la División enumera el orden al revés, obtener un EIN primero, luego presentar el certificado de formación y después el Form NJ-REG, así que puede que veas los dos. En cualquier caso, el EIN va antes del Form NJ-REG, y el IRS lo emite de inmediato en línea. Es gratis en el IRS. No le pagues a un sitio web para que lo solicite por ti.
7. Presenta un nombre alterno o un nombre comercial si usas uno. Una LLC, una corporación o una LP presenta Form C-150G ante la División por $50, con vigencia de cinco años, renovable por periodos de cinco años. Regístralo antes de usarlo: el cargo por demora es $50 por cada año en que se usó el nombre. Un propietario único o una sociedad colectiva presenta un nombre comercial ante la oficina del secretario (County Clerk) del condado donde está el negocio. No pudimos confirmar la cuota ni la vigencia del condado, así que pregunta en la oficina.* La página de nombres alternos tiene el formulario.
8. Regístrate para impuestos con Form NJ-REG. Es un trámite aparte, que se explica en Obtén tus números fiscales.
9. Anota el informe anual en tu calendario. Vence el último día del mes en que el negocio completó su formación, cada año.

Trámite más rápido

El trámite urgente es solo para presentaciones por fax, en persona y por mensajería. Da un procesamiento de 8.5 horas hábiles por $25 por cada trámite de una LLC, y la cuota para corporaciones, organizaciones sin fines de lucro y LP está en la página de nombres alternos y trámite urgente. Un trámite por fax el mismo día cuesta $50 y uno de dos horas cuesta $500 por documento, ambos en la lista de cuotas. El trámite urgente no está disponible para el informe anual de una corporación.

Según tu estructura

LLC

Presenta un certificado de formación (Certificate of Formation) ($100). Después, la LLC presenta un informe anual cada año, $75, que vence el último día del mes en que el negocio completó su formación. Si la LLC tributa como sociedad y tiene más de dos miembros, Nueva Jersey también cobra cada año una cuota de presentación por cada miembro. Cumple con tus obligaciones tiene el monto y la fecha de vencimiento.

Corporación

Presenta un certificado de incorporación (Certificate of Incorporation) ($100). La corporación presenta un informe anual cada año, $75, que vence el último día del mes en que el negocio completó su formación, y debe un Corporation Business Tax (impuesto de negocios corporativo) mínimo aun en un año sin ganancias. Ser S corp o C corp es una decisión fiscal, no un trámite de formación distinto.

Organización sin fines de lucro

Presenta un certificado de incorporación (Certificate of Incorporation) ($50). El informe anual es $30. No pudimos confirmar la fecha de vencimiento para organizaciones sin fines de lucro, así que no supongas que coincide con el mes de la LLC.* Consulta el portal de informes anuales. El estatus 501(c)(3) es una solicitud aparte ante el IRS. El resto de esta serie está escrito para negocios, así que las páginas de impuestos, licencias y financiamiento pueden no aplicar a una organización sin fines de lucro. Consulta con un profesional legal para los pasos de una organización sin fines de lucro.

Sociedad

Una sociedad colectiva no presenta ningún documento de formación. Se registra para impuestos con Form NJ-REG y, si sus socios usan un nombre comercial, lo presenta ante la oficina del secretario (County Clerk) del condado donde está el negocio. Una sociedad en comandita presenta un certificado de sociedad en comandita (Certificate of Limited Partnership) ($100). Una sociedad de responsabilidad limitada (LLP) presenta un certificado de formación (Certificate of Formation) ($100) y un informe anual ($75).

Empresa individual

No hay trámite de formación. Si no formas otra entidad, eres propietario único automáticamente. Igual te registras para impuestos: Form NJ-REG, sin presentar antes un documento de formación. Si usas un nombre distinto del tuyo, presenta un nombre comercial ante la oficina del secretario (County Clerk) del condado donde está el negocio.

Formada en otro estado

Un negocio formado en otro estado se registra en Nueva Jersey antes de operar aquí. Una LLC extranjera presenta un certificado de registro (Certificate of Registration) ($100), una corporación extranjera presenta un certificado de autorización (Certificate of Authority) ($100), y una organización sin fines de lucro extranjera paga $100. Necesitas un certificado de buena situación legal (Good Standing Certificate) de tu estado de origen. La regla del nombre es el nombre exacto del documento de formación del estado de origen, salvo que ya esté tomado en Nueva Jersey. La guía sobre formar en otro estado explica las ventajas y desventajas.

Cuidado con las ofertas que se hacen pasar por el estado

La advertencia de la División trata de empresas privadas que ofrecen preparar y presentar formularios de formación e informes anuales a cambio de una cuota. Presenta directamente ante el estado y revisa el total cuando presentes.

Qué recibes

Un negocio presentado recibe un certificado de formación (Certificate of Formation) o de autorización (Certificate of Authority) que muestra tu Entity ID. Guárdalo desde la página de confirmación: lo necesitas para tu cuenta bancaria y, en Nueva Jersey, para tu registro fiscal. El negocio también aparece en los registros públicos del estado.