Obtén tus identificaciones fiscales en Carolina del Norte

Un EIN, si lo necesitas, se obtiene en minutos por internet. Carolina del Norte suma un registro gratis del impuesto sobre las ventas (sales tax) si vendes bienes o servicios gravables, el impuesto sobre la renta de lo que gana el negocio y cuentas de empleador cuando contratas. Una solicitud ante el Departamento de Ingresos (Department of Revenue) cubre el impuesto sobre las ventas y la retención (withholding). El seguro de desempleo es un registro aparte ante la División de Seguridad del Empleo de Carolina del Norte (N.C. Division of Employment Security, DES).

Qué cambia en Carolina del Norte

• El registro del impuesto sobre las ventas es gratis, y el estado lo dice. El Departamento de Ingresos de Carolina del Norte (North Carolina Department of Revenue, NCDOR) expide el Certificado de Registro (Certificate of Registration) sin costo y advierte contra terceros que cobran por obtenerlo. La tasa estatal es 4.75%. Con los impuestos del condado y de tránsito, de 6.75% a 8.25%. Además de los bienes, Carolina del Norte grava los servicios de reparación, mantenimiento e instalación, así que un taller de reparación o un instalador también se registra.
• Un impuesto sobre la renta de tasa fija, y un impuesto de franquicia para las corporaciones. Las personas pagan 3.99% después de 2025, y el Departamento de Ingresos señala que la tasa puede bajar otra vez desde 2027 si se cumplen los umbrales de recaudación. Las corporaciones C pagan 2% sobre el ingreso neto estatal en 2026 y 2027, y baja a 1% en 2028 y a 0% después de 2029. Toda corporación, incluidas las corporaciones S, también debe un impuesto de franquicia (franchise tax) de al menos $200 al año. Una LLC lo debe solo si opta por tributar como corporación.
• La retención estatal tiene su propio formulario. Los empleados completan el formulario NC-4. El W-4 federal no se acepta para la retención estatal.

Haz esto

1. Obtén un EIN del IRS si lo necesitas. El IRS exige uno si tienes empleados y para sociedades, corporaciones, organizaciones sin fines de lucro y la mayoría de las LLC. Es gratis y, si se aprueba, se emite de inmediato por internet. Forma primero tu LLC o tu corporación. No le pagues a un sitio web para que lo solicite por ti.
2. Regístrate para el impuesto sobre las ventas en el portal de registro de negocios en línea del Departamento de Ingresos (Department of Revenue) antes de empezar a hacer negocios como minorista. Es gratis. En línea, la mayoría de los solicitantes obtiene un número de cuenta al instante, y el certificado se envía por correo dentro de 10 días hábiles. Un formulario NC-BR enviado por correo puede tardar hasta 4 semanas. La misma solicitud abre una cuenta de retención cuando estés listo para contratar.
3. Busca tu tasa. La tasa estatal es 4.75%. La tabla de tasas por condado del Departamento de Ingresos da el total de cada condado, de 6.75% a 8.25% hoy. Servicios como servicios de reparación, mantenimiento e instalación están gravados. Las páginas del impuesto sobre las ventas y el uso del Departamento cubren el resto.
4. Presenta las declaraciones del impuesto sobre las ventas según el calendario que te asignen. El Departamento de Ingresos lo fija según cuánto impuesto cobras: trimestral, con vencimiento el último día de enero, abril, julio y octubre, cuando debes menos de $100 al mes; mensual, con vencimiento el día 20 del mes siguiente, desde ahí hasta $20,000 al mes; y mensual con un pago anticipado por encima de eso. Presenta en línea por eServices del Departamento.
5. Planifica el impuesto sobre la renta. Los propietarios únicos, los socios y la mayoría de los miembros de una LLC declaran los ingresos del negocio en su propia declaración, a 3.99%. Una corporación C, o una LLC que tributa como tal, presenta una declaración corporativa y paga 2% sobre su ingreso neto estatal más el impuesto de franquicia, y ambos vencen el día 15 del cuarto mes después de que termina el año de ingresos. Una corporación S no paga impuesto corporativo sobre la renta, pero igual debe el impuesto de franquicia: $200 sobre el primer millón de dólares de su base imponible. La página de la tasa del impuesto de franquicia del Departamento de Ingresos tiene la fórmula.
6. Regístrate como empleador cuando contrates. Regístrate para la retención ante el Departamento de Ingresos en el mismo portal de registro de negocios en línea, o agrégala a tu cuenta de impuesto sobre las ventas (gratis; el número llega al instante en línea; hasta 4 semanas en papel). Después crea una cuenta de empleador en NCSUITS con la División de Seguridad del Empleo de Carolina del Norte (N.C. Division of Employment Security, DES), que te da tu estado de responsabilidad al final del registro. Debes el impuesto de desempleo cuando hayas pagado $1,500 en salarios en un trimestre o hayas empleado a alguien en 20 semanas distintas de un año (4 trabajadores o más si eres una 501(c)(3)). Un empleador nuevo paga 1% sobre los primeros $34,200 del salario de cada empleado en 2026. Por lo general, el seguro de compensación laboral (workers’ compensation) se exige a partir de 3 empleados o más (algunas industrias tienen sus propios umbrales), y los funcionarios de la corporación cuentan para los 3; los propietarios únicos, los socios y los miembros de una LLC no, a menos que elijan la cobertura. La Comisión Industrial de Carolina del Norte (North Carolina Industrial Commission) explica quién está cubierto. Contratar a tu primer empleado cubre el lado federal de una primera contratación.
7. Prepara a cada nuevo empleado. En el formulario I-9, el empleado completa la Sección 1 a más tardar su primer día de trabajo, y tú completas la Sección 2 dentro de los 3 días hábiles posteriores a la fecha de inicio (el primer día si el trabajo dura menos de 3 días hábiles). Un empleador con 25 empleados o más en Carolina del Norte también debe confirmar la autorización de trabajo de cada nuevo empleado por medio de E-Verify. Los trabajadores cuyo período de empleo es de menos de 9 meses en un año calendario no cuentan para ese umbral y la ley estatal no exige verificarlos. Pídeles que completen el formulario NC-4. El W-4 federal no cuenta para la retención estatal. Reporta la contratación al Directorio de Nuevos Empleados de Carolina del Norte (North Carolina New Hire Directory) dentro de los 20 días posteriores a la fecha de contratación. Un reporte omitido puede traer una multa civil de hasta $25.

Qué recibes

• EIN: un número de identificación fiscal federal de 9 dígitos, que aparece en pantalla cuando se aprueba. Imprime la carta de confirmación.
• Impuesto sobre las ventas: un número de cuenta de inmediato si te registras en línea, y el Certificado de Registro (Certificate of Registration) por correo. No hay cuota.
• Retención: un número de identificación de retención del Departamento de Ingresos, con tu calendario de presentación según cuánto retienes: trimestral por debajo de $250 al mes, mensual desde ahí hasta $2,000, y con más frecuencia por encima de eso.
• Seguro de desempleo: un número de identificación del empleador (Employer ID Number) y tu estado de responsabilidad de la DES al final del registro en NCSUITS.

¿Todavía no vendes nada gravable ni contratas? Puede que el EIN sea lo único que necesitas por ahora.