Contratar a tu primer empleado: qué hacer y cuándo

El día que contratas, te conviertes en agente de retención y en quien presenta declaraciones: retienes impuestos de los salarios, los envías al gobierno y los declaras según un calendario. Esta página es la capa federal, y la capa estatal está en la página Mantente al día de tu estado, que aparece debajo de esta guía.

Empleado o contratista

Antes de contratar, comprueba que la persona sea un empleado. El IRS evalúa los hechos en tres categorías: control del comportamiento, control financiero y relación. La página del IRS sobre la condición del trabajador enumera las pruebas de cada una. Si la persona es un contratista, la guía del formulario 1099 para contratistas cubre tu parte.

Si tú y el trabajador siguen sin poder saberlo, cualquiera de los dos puede presentar el formulario SS-8 para pedirle al IRS que decida. El IRS entonces determina la condición del trabajador para efectos de los impuestos federales sobre el empleo y la retención del impuesto sobre la renta. La página del formulario SS-8 tiene el formulario.

Antes del primer día

• Consigue un EIN. Es gratis, y si el IRS lo aprueba, lo recibes de inmediato en línea. Solicítalo en la página del IRS sobre el EIN.
• Reúne el formulario W-4. Cada empleado nuevo te entrega formulario W-4 (Certificado de retención del empleado), firmado por el empleado cuando empieza a trabajar. Haz que surta efecto con el primer pago de salario. La Publicación 15 explica cómo lo usas.
• Empieza el formulario I-9. El empleado completa y firma la Sección 1 a más tardar en su primer día de empleo, y no puede completarla antes de aceptar una oferta. Tú completas la Sección 2 dentro de tres días hábiles después del primer día de empleo. El formulario I-9 no se presenta ante USCIS ni ICE. Conserva el formulario durante 3 años después de la contratación o 1 año después de que termine el empleo, lo que ocurra después. Las instrucciones y la página del I-9 de USCIS cubren cada sección.
• Revisa E-Verify. E-Verify es voluntario, salvo donde un contrato federal o un estado lo exige. La página de datos de E-Verify dice más.
• Informa del nuevo empleado. Informa de cada empleado nuevo y recontratado a tu directorio estatal de nuevos empleados dentro de 20 días desde la fecha de contratación. Algunos estados lo exigen antes. La página federal del informe de nuevos empleados explica la regla.
• Regístrate en tu estado. Tu oficina estatal de impuestos define las obligaciones de retención del empleador, así que pregúntale qué debes. Seguro estatal de desempleo: varía según el estado; regístrate en la agencia estatal de fuerza laboral.
• Organiza la compensación laboral. Es obligatorio mediante una aseguradora comercial, autoseguro o un programa estatal de compensación laboral. Tu estado fija las reglas, así que confirma las del tuyo antes del primer día. La página de contratación de la SBA cubre los tres.

Tu calendario del primer año

Las fechas de vencimiento del formulario 941 son 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero. El formulario 940 vence el último día del primer mes calendario después de que termina el año calendario, y los W-2, a más tardar el 31 de enero. Los depósitos siguen su propio calendario. Las fechas de abajo son para las declaraciones que vencen en 2027.

Qué	Cuándo	Dónde
Formulario I-9, Sección 2	Dentro de tres días hábiles después del primer día de empleo	Consérvalo en tus archivos; no lo presentes
Informe de nuevo empleado	Dentro de 20 días desde la fecha de contratación, antes en algunos estados	El directorio de nuevos empleados de tu estado
Depósito de impuestos federales, calendario mensual	A más tardar el día 15 del mes siguiente, si declaraste $50,000 o menos para el período de referencia	EFT, hecho mediante EFTPS, IRS Direct Pay o tu cuenta de impuestos comerciales del IRS
Depósito de impuestos federales, calendario semanal doble	Según el calendario semanal doble del IRS, si declaraste más de $50,000 para el período de referencia	EFT, como arriba
Depósito de impuestos federales, regla del día siguiente	El siguiente día hábil cuando se acumulan $100,000 o más en cualquier día	EFT, como arriba
Formulario 941 del cuarto trimestre de 2026	1 de febrero de 2027*	IRS
Formulario 940 de 2026	1 de febrero de 2027*	IRS
Formulario W-2 a cada empleado, y a la SSA con formulario W-3	31 de enero, pasado al 1 de febrero de 2027*	El empleado y la Administración del Seguro Social
Formulario 941 del primer trimestre de 2027	30 de abril de 2027	IRS
Formulario 941 del segundo trimestre de 2027	2 de agosto de 2027*	IRS
Formulario 941 del tercer trimestre de 2027	1 de noviembre de 2027*	IRS
Depósito del FUTA	Para cualquier trimestre en que tu impuesto FUTA, incluido lo que se arrastre de períodos anteriores, supere $500	EFT

* El calendario del IRS para 2027 no había salido cuando se escribió esto, así que estas fechas se calculan con la regla del fin de semana: la fecha de vencimiento pasa al siguiente día que no sea sábado, domingo ni feriado legal. Revisa cada una en la Publicación 509, y consulta la Publicación 15 para el calendario semanal doble y las fechas de vencimiento de los depósitos del FUTA.

El IRS pasa a los empleadores más pequeños, aquellos cuya obligación anual de Seguro Social, Medicare e impuesto sobre la renta retenido es de $1,000 o menos, al formulario 944, que se presenta una vez al año, y solo después de avisarte por escrito. Los empleadores agrícolas presentan el formulario 943 en lugar del formulario 941.

Impuestos de nómina en un párrafo

Retienes el impuesto sobre la renta de cada cheque de pago según el formulario W-4 del empleado. También retienes del empleado el impuesto del Seguro Social y de Medicare, y pagas una parte propia como empleador: 6.2% para el Seguro Social y 1.45% para Medicare. El impuesto del Seguro Social se aplica solo hasta un límite de base salarial, que es $184,500 para 2026. Además de eso pagas el FUTA, el impuesto federal de desempleo: 6% sobre los primeros $7,000 que pagas a cada empleado en un año, menos un crédito de hasta 5.4%. Un empleador con derecho al crédito completo paga 0.6%. La Publicación 15 tiene las reglas completas.

Salarios, horas y registros

El salario mínimo federal es de $7.25 por hora. Si tu estado fija un mínimo distinto, se aplica el más alto entre el salario mínimo estatal y el federal. Consulta la página del salario mínimo del DOL.

A menos que un empleado esté exento, las horas que pasen de 40 en una semana laboral se pagan a tiempo y medio de la tarifa regular. La página de horas extra del DOL explica quién está exento.

Algunas leyes federales exigen que coloques avisos donde trabajan los empleados. La página de carteles del DOL los enumera.

Cada tipo de registro tiene su propio plazo de conservación. Según las reglas salariales del DOL, los plazos son tres años para los registros de nómina (dos años para los registros de cálculo de salarios), descritos en la Hoja informativa 21. Los registros de impuestos sobre el empleo se conservan por lo menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra después, según la página del IRS sobre registros. El formulario I-9 tiene su propio plazo, que se explicó arriba.

Lo que suma tu estado

Cada uno de estos puntos es una regla estatal que se suma a las federales. Ninguna de las cifras está en esta página, porque cambian según el estado.

• Salario mínimo. El estado puede fijar el suyo. La página del DOL sobre el salario mínimo estatal los enumera.
• Licencia pagada por enfermedad. Algunos estados la exigen. La de California está en la página estatal de licencia pagada por enfermedad. Para cualquier otro estado, consulta el departamento de trabajo de tu estado y su página Mantente al día.
• Contribuciones a la licencia familiar y médica pagada. Algunos estados administran un programa de licencias al que los empleadores contribuyen. Consulta la página Mantente al día de tu estado y su agencia laboral o de impuestos.
• Informe de nuevos empleados. Cada estado fija su plazo y su portal, y algunos lo exigen antes que la regla federal. Nueva York explica el suyo en la página del Departamento de Impuestos sobre nuevos empleados. Para otros estados, consulta la página Mantente al día de tu estado.
• Registro de retención. La oficina estatal de impuestos decide qué debes. La página de contratación de la SBA es el punto de partida federal, y la página Mantente al día de tu estado tiene el estatal.
• Registro de desempleo. Lo maneja la agencia estatal de fuerza laboral, y las reglas varían según el estado. Consulta la página Mantente al día de tu estado.
• Compensación laboral. El estado la administra o la aprueba. Consulta la página Mantente al día de tu estado y la página de contratación de la SBA.

Elige tu estado en Inicia tu negocio.

Haz esto

1. Consigue tu EIN del IRS. Es gratis, y puedes solicitarlo en la página del IRS sobre el EIN.
2. Reúne un formulario W-4 firmado antes del primer cheque de pago. La Publicación 15 explica cómo fija la retención.
3. Completa el formulario I-9, Sección 2, dentro de tres días hábiles después del primer día de empleo. Conserva el formulario; no lo presentes. La página del I-9 de USCIS tiene el formulario y la regla de conservación.
4. Informa del nuevo empleado dentro de 20 días. Envíalo al directorio de nuevos empleados de tu estado, o antes si tu estado lo indica. La página federal del informe explica la regla.
5. Configura EFT para los depósitos de impuestos federales. Usa EFTPS, IRS Direct Pay o tu cuenta de impuestos comerciales del IRS, y luego deposita según tu calendario mensual o semanal doble. EFTPS es gratuito.
6. Paga el FUTA sobre los primeros $7,000 del salario de cada empleado. Deposítalo cuando tu impuesto FUTA de un trimestre supere $500. La Publicación 15 tiene la tasa y el crédito.
7. Presenta el formulario 941 cada trimestre y el formulario 940 cada año, y luego envía los W-2 y el formulario W-3 a más tardar el 31 de enero. La página del IRS con las fechas de vencimiento las enumera.
8. Regístrate en tu estado y revisa sus reglas. Eso incluye salario mínimo, licencia pagada por enfermedad, contribuciones a licencias pagadas, retención, seguro de desempleo y compensación laboral. La página de contratación de la SBA es el punto de partida, y la página Mantente al día de tu estado, más abajo, tiene la versión estatal.

La guía de impuestos para pequeños negocios tiene el resto del calendario federal.