Obtén tus identificaciones fiscales en Texas

Un EIN, si lo necesitas, tarda minutos en línea. Texas no tiene impuesto estatal sobre la renta personal, así que no hay retención estatal que configurar. El estado suma un permiso de impuesto sobre las ventas si vendes bienes o servicios gravables, el impuesto de franquicia que viene con formar una LLC o una corporación, y el impuesto de desempleo cuando contratas. El Contralor de Cuentas Públicas de Texas (Texas Comptroller of Public Accounts) maneja los dos primeros y la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas (Texas Workforce Commission, TWC), el tercero.

Qué cambia en Texas

• No hay impuesto estatal sobre la renta, ni de las personas ni de las corporaciones. El impuesto estatal del negocio es el impuesto de franquicia, calculado sobre el margen, no la ganancia, y se aplica a las corporaciones, las LLC (incluidas las LLC de un solo miembro), las sociedades en comandita, las LLP y las asociaciones profesionales. No se aplica a las empresas individuales y las sociedades colectivas cuyos dueños directos son personas físicas. Con ingresos anualizados de $2,650,000 o menos no se debe impuesto, aunque sí se presenta un informe.
• El permiso de impuesto sobre las ventas es gratis, aunque el Contralor puede exigir una fianza (security bond). La tasa estatal es de 6.25%. Las ciudades, los condados y los distritos suman hasta 2%, para un máximo combinado de 8.25%.
• La compensación laboral es opcional para la mayoría de los empleadores privados. Un empleador que no la tiene se lo informa al Departamento de Seguros de Texas, División de Compensación Laboral (Texas Department of Insurance, Division of Workers' Compensation, DWC) y pierde los límites de responsabilidad que da esa cobertura.

Haz esto

1. Obtén un EIN del IRS si lo necesitas. El IRS exige uno si tienes empleados y para las sociedades, las corporaciones, las organizaciones sin fines de lucro y la mayoría de las LLC. Es gratis y, si te aprueban, se emite de inmediato en línea. Forma primero tu LLC o corporación, porque la solicitud pide la entidad. No le pagues a un sitio web para que haga la solicitud por ti.
2. Solicita un permiso de impuesto sobre las ventas en la Solicitud de registro de impuestos en línea de Texas (Texas Online Tax Registration Application) del Contralor si vas a vender o arrendar bienes, o vender servicios gravables, en Texas. El permiso es gratis, aunque pueden pedirte una fianza (security bond), y necesitas un permiso por cada lugar de negocios. Ten a la mano el número de Seguro Social del dueño o el SSN o EIN de cada socio, el número de archivo de la Secretaría de Estado si es una entidad, y un código NAICS. Cuenta con 2 a 3 semanas para que llegue el permiso.
3. Conoce tu tasa y tu calendario de presentación. Cobras la tasa estatal de 6.25% más la tasa local que aplique, hasta 2% más, con un tope combinado de 8.25%. La página del impuesto sobre las ventas y el uso del Contralor enlaza su localizador de tasas (Sales Tax Rate Locator). Presentas mensual o trimestralmente, según lo que diga la carta de aprobación del Contralor. Las declaraciones mensuales vencen el día 20 del mes siguiente, las trimestrales vencen el 20 de abril, el 20 de julio, el 20 de octubre y el 20 de enero, y hay que presentar una declaración incluso cuando no hay nada que declarar. Presentar y pagar a tiempo da un descuento de 0.5%.
4. Entérate de cuándo empieza a contar el impuesto de franquicia. Una LLC, corporación o sociedad en comandita está sujeta al impuesto de franquicia desde su fecha de registro ante la Secretaría de Estado, y su primer informe vence el 15 de mayo del año siguiente al año en que se formó la entidad. El Contralor abre la cuenta con los registros de la Secretaría de Estado y envía una carta con tu número de contribuyente y un número de Webfile. Úsalos para completar en línea su Cuestionario de Responsabilidad del Impuesto de Franquicia (Franchise Tax Accountability Questionnaire), y guarda la carta: Webfile pide ese número. Con ingresos anualizados de $2,650,000 o menos, presentas solo el informe de información (Public Information Report), no el informe del impuesto de franquicia. Por encima, el impuesto es 0.75% del margen, o 0.375% para venta al por menor y al por mayor. Un negocio con ingresos totales anualizados de $20 millones o menos puede elegir en cambio el cálculo EZ (EZ computation), 0.331% del ingreso total. Todo se presenta en el Webfile del Contralor, y el panorama del impuesto de franquicia tiene los formularios.
5. Regístrate en la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas (Texas Workforce Commission, TWC) cuando contrates. Quedas obligado cuando pagas $1,500 o más en salarios en un trimestre calendario, o cuando tienes al menos un empleado en 20 semanas distintas de un año calendario (para una organización sin fines de lucro 501(c)(3), 4 empleados o más en 20 semanas distintas de un año). La TWC también lista otros casos: estar obligado bajo el impuesto federal de desempleo, hacerte cargo de todo o parte de un negocio que ya estaba obligado, y umbrales aparte para empleadores de hogar y de granja. Regístrate en Registro del Impuesto de Desempleo (Unemployment Tax Registration, UTR) dentro de los 10 días de eso. La tasa de un empleador nuevo es la más alta entre el promedio de su industria y 2.7%, y para 2026 esa tasa es 2.7% en todas las industrias, sobre los primeros $9,000 del salario de cada empleado al año. Los informes se presentan por vía electrónica cada trimestre. Como no hay impuesto estatal sobre la renta personal, no hay cuenta de retención estatal ni formulario estatal de retención. La guía Contratar a tu primer empleado cubre el lado federal de una primera contratación.
6. Decide sobre la compensación laboral. La cobertura es opcional para la mayoría de los empleadores privados. Un empleador sin ella, llamado empleador no suscriptor (non-subscriber), debe informar eso al Departamento de Seguros de Texas, División de Compensación Laboral (Texas Department of Insurance, Division of Workers' Compensation, DWC), debe informar las lesiones de trabajo que cuestan más de un día de tiempo perdido, y pierde los límites de responsabilidad que da la cobertura cuando un empleado demanda.
7. Prepara cada nueva contratación. En el Form I-9, el empleado completa la Sección 1 a más tardar su primer día de trabajo, y tú completas la Sección 2 dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de inicio (el primer día, si el trabajo dura menos de 3 días hábiles). Los empleados llenan solo el Form W-4 federal. Texas no tiene una versión estatal. Informa cada nueva contratación y cada recontratación a la División de Manutención de Menores de la Oficina del Procurador General (Child Support Division of the Office of the Attorney General) dentro de los 20 días calendario desde su primer día con salario. La multa es de $25 por cada contratación no informada.

Qué recibes

• EIN: un número federal de impuestos de nueve dígitos, que aparece en pantalla cuando te aprueban. Imprime la carta de confirmación.
• Permiso de impuesto sobre las ventas: por correo dentro de 2 a 3 semanas, un permiso por cada lugar de negocios, más la carta que fija tu calendario de presentación.
• Impuesto de franquicia: una carta del Contralor con tu número de contribuyente y tu número de Webfile, y después un vencimiento anual el 15 de mayo. El primero, el 15 de mayo del año siguiente al año en que se formó la entidad.
• Cuenta de empleador: una cuenta de impuestos de la TWC con tu tasa, e informes trimestrales que vencen el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero.

¿Todavía no contratas? El permiso de impuesto sobre las ventas, si vendes, y, para una LLC o una corporación, la presentación anual ante el Contralor pueden ser todo lo que necesitas por ahora.