Obtén tus identificaciones fiscales en Florida

Un EIN, si lo necesitas, tarda minutos en línea. Florida no tiene impuesto sobre los ingresos de las personas, así que no hay retención estatal que configurar. Los registros estatales que pueden aplicar son el impuesto sobre las ventas, si vendes bienes o servicios gravables, y el impuesto de reempleo (reemployment tax) cuando tienes empleados. Los dos pasan por el Departamento de Ingresos de Florida (Florida Department of Revenue) en una sola Solicitud de Impuestos Comerciales de Florida (Florida Business Tax Application).

Qué cambia en Florida

• No hay impuesto sobre los ingresos de las personas. En Florida, un propietario único, una sociedad y una LLC que tributa como sociedad no pagan impuesto de Florida sobre los ingresos del negocio. Una corporación C, o una LLC que elige tributar como tal, paga el impuesto sobre los ingresos de las corporaciones de 5.5% sobre los ingresos netos de Florida por encima de una exención de $50,000.
• El impuesto sobre las ventas es 6% más un recargo del condado. El recargo discrecional sobre las ventas (discretionary sales surtax) va de 0.5% a 2%, y algunos condados no cobran. En un bien mueble tangible se aplica solo a los primeros $5,000 del precio. El tope no cubre los cargos por planes de llamadas prepagadas, las admisiones, los alquileres transitorios y las ventas de servicios, que deben el recargo sobre el monto completo.
• Al impuesto de desempleo se le llama impuesto de reempleo (reemployment tax), y lo cobra el Departamento de Ingresos de Florida (Florida Department of Revenue), no un departamento de trabajo. Te registras para ese impuesto en la misma solicitud del impuesto sobre las ventas.

Haz esto

1. Obtén un EIN del IRS si lo necesitas. El IRS lo exige si tienes empleados, y para sociedades, corporaciones, organizaciones sin fines de lucro y la mayoría de las LLC. Es gratis y, si lo aprueban, lo emiten de inmediato en línea. Forma primero tu LLC o tu corporación. No le pagues a un sitio web para que lo solicite por ti.
2. Regístrate ante el Departamento de Ingresos antes de empezar a hacer negocios si vas a vender bienes o servicios gravables. La Solicitud de Impuestos Comerciales de Florida (Florida Business Tax Application) es un asistente en línea que determina para qué impuestos te registras, e incluye el impuesto sobre las ventas y el uso y el impuesto de reempleo (reemployment tax), entre otros. La versión en papel es el Formulario DR-1. Espera 3 días hábiles antes de consultar el estado de una solicitud nueva. La misma solicitud suma el impuesto de reempleo (reemployment tax) después, cuando contrates.
3. Conoce tu tasa de impuesto sobre las ventas. La tasa estatal es 6% en la mayoría de las ventas, con unas pocas excepciones, como la electricidad y los recibos de máquinas de entretenimiento. El recargo discrecional sobre las ventas (discretionary sales surtax) de tu condado suma 0.5% a 2%, y algunos condados no cobran. El Departamento enumera la tasa de cada condado en esa página. El recargo se detiene en los primeros $5,000 del precio solo cuando es un bien mueble tangible. No tiene tope para los cargos por planes de llamadas prepagadas, las admisiones, los alquileres transitorios y las ventas de servicios, así que un negocio de servicios lo cobra sobre el cargo completo. Un negocio fuera de Florida que vende hacia el estado se registra cuando sus ventas remotas gravables superan $100,000 en el año calendario anterior.
4. Presenta a tiempo las declaraciones del impuesto sobre las ventas en la página para presentar y pagar del Departamento. El Formulario DR-15 y el pago vencen el día 1 del mes siguiente al período de declaración, con atraso después del día 20. La mayoría de los negocios nuevos presenta cada trimestre. Si cobras más de $1,000 al año, pasas a presentar cada mes. Presenta cada período de declaración, aunque no debas impuesto. Una declaración o un pago tardío cuesta 10% del impuesto, con un mínimo de $50 que aplica aunque no haya impuesto por pagar. Presentar y pagar por vía electrónica a tiempo da una pequeña asignación por cobranza, 2.5% de la primera parte del impuesto.
5. Averigua si debes el impuesto sobre los ingresos de las corporaciones. Toda corporación que hace negocios en Florida presenta el Formulario F-1120 cada año, aunque no deba impuesto. La declaración vence el 1 de mayo si el año es calendario, o el día 1 del quinto mes después de que termina un año fiscal (el cuarto mes si el año cierra el 30 de junio). La tasa es 5.5% de los ingresos netos de Florida después de una exención de $50,000, y una corporación que debe más de $2,500 al año hace pagos estimados. Para las LLC, una LLC que tributa como corporación presenta el Formulario F-1120 y paga el impuesto sobre los ingresos de las corporaciones; una que tributa como sociedad, o que es una entidad no considerada (disregarded), no presenta ni paga. Las corporaciones S son la excepción: la que no paga impuesto federal sobre los ingresos a nivel de la corporación (línea 23c del Formulario 1120S federal) no tiene que presentar una declaración del impuesto sobre los ingresos de las corporaciones de Florida.
6. Regístrate como empleador cuando contrates. Debes el impuesto de reempleo (reemployment tax) cuando pagas $1,500 o más en salarios en un trimestre calendario, o tienes 1 o más empleados en 20 semanas de un año calendario (4 empleados o más en una organización sin fines de lucro 501(c)(3)). Regístrate ante el Departamento de Ingresos a más tardar el último día del mes siguiente al trimestre en que pasaste a ser empleador. Un empleador nuevo paga 2.7% sobre los primeros $7,000 del salario de cada empleado en el año. No hay cuenta estatal de retención, porque en Florida no hay formulario estatal de retención. El seguro de compensación laboral se exige desde 4 empleados o más, o desde 1 o más en la construcción, contando a los dueños que son funcionarios de una corporación o miembros de una LLC. Fuera de la construcción, un propietario único o un socio no cuenta como empleado, salvo que elija estar cubierto, y los empleadores agrícolas tienen su propio umbral. La División de Compensación Laboral del Departamento de Servicios Financieros de Florida (Division of Workers' Compensation, Florida Department of Financial Services) publica las reglas y los formularios de exención. Contratar a tu primer empleado cubre la parte federal de una primera contratación.
7. Prepara cada nueva contratación. Verifica la elegibilidad de empleo en el Formulario I-9 dentro de los 3 días hábiles después del primer día de trabajo. Un empleador privado con 25 empleados o más debe usar E-Verify. Informa cada nueva contratación al Centro de Reporte de Nuevas Contrataciones de Florida (Florida New Hire Reporting Center), a cargo del Programa de Manutención de Menores (Child Support Program) del Departamento de Ingresos dentro de los 20 días de la fecha de contratación. Los empleados completan solo el formulario federal de retención.

Qué recibes

• EIN: un número federal de impuestos de nueve dígitos, que aparece en pantalla cuando se aprueba. Imprime la carta de confirmación.
• Impuesto sobre las ventas: un Certificado de Registro (Certificate of Registration), un Certificado Anual de Reventa de Florida para el Impuesto sobre las Ventas (Florida Annual Resale Certificate for Sales Tax, Formulario DR-13) para comprar artículos que vas a revender, y los formularios de declaración.
• Cuentas de empleador: un número de cuenta del impuesto de reempleo y tu tasa inicial del Departamento de Ingresos, cuando el Departamento te considere obligado. Guarda el aviso. Tus informes trimestrales usan el número.

¿Todavía no vas a contratar? El impuesto sobre las ventas, si vendes bienes o servicios gravables, puede ser el único registro estatal que necesitas por ahora. El recibo del impuesto local sobre negocios del condado está en Licencias y permisos.