Registra tu negocio en Florida

Las LLC, las corporaciones y las sociedades en comandita (limited partnerships) se registran ante la División de Corporaciones de Florida (Florida Division of Corporations) por medio de Sunbiz, el sitio de presentación de la División. Los propietarios únicos y las sociedades colectivas (general partnerships) no se constituyen ahí, pero usar un nombre distinto del tuyo significa registrar un nombre ficticio (fictitious name) ante la misma División. Después tu condado, y a menudo tu ciudad, cobra un impuesto local sobre negocios.

Qué cambia en Florida

• Las cuotas vienen en dos partes obligatorias. Sunbiz cobra una cuota de presentación más una cuota por designar al agente registrado en cada constitución: $100 más $25 para una LLC, $35 más $35 para una corporación. Una copia certificada y un certificado de estado son extras opcionales.
• El procesamiento es por orden de llegada. La División no ofrece ningún servicio urgente. Las presentaciones se procesan en el orden en que se reciben, y la página de fechas de procesamiento de documentos de la División muestra el día de las presentaciones al que ya llegó.
• Toda LLC, corporación y sociedad en comandita presenta un informe anual ante la División cada año, a más tardar el 1 de mayo, desde el año siguiente a su constitución. La cuota es aparte de cualquier impuesto, y un informe tardío cuesta $400 más. Mantente al día tiene las fechas y las cuotas.

Haz esto

1. Elige tu estructura. LLC, corporación, corporación sin fines de lucro, sociedad o empresa individual. Elige una entidad las compara. Si eres propietario único o tienes una sociedad colectiva, puedes saltar al paso 6.
2. Revisa el nombre en la búsqueda de nombres de entidades de la División. Tiene que distinguirse de todos los nombres que ya están en los registros de la División. Busca también en internet y en la base de datos federal de marcas. ¿Todavía no vas a presentar? Florida reserva un nombre solo mediante una carta firmada a la División de Corporaciones, no en línea, por 120 días no renovables ($25 para una LLC, $35 para una corporación).
3. Elige un agente registrado (registered agent). Florida exige una dirección física en Florida; el negocio no puede ser su propio agente, pero un dueño, un funcionario o un gerente sí puede. El agente acepta el cargo en la presentación y recibe los documentos legales del negocio.
4. Presenta ante la División de Corporaciones en Sunbiz. Una LLC presenta los Artículos de Organización (Articles of Organization), una corporación los Artículos de Incorporación (Articles of Incorporation), una organización sin fines de lucro sus propios Artículos de Incorporación (Articles of Incorporation), y una sociedad en comandita un Certificado de Sociedad en Comandita (Certificate of Limited Partnership). Presenta en línea con tarjeta, o imprime el PDF y envíalo por correo con un cheque o un giro postal. No hay servicio urgente. Las presentaciones se procesan en el orden en que se reciben, y la página de fechas de procesamiento de documentos muestra la fecha de recepción en la que está trabajando la División.
5. Agrega un certificado de estado (certificate of status) si tu banco lo pide. Es opcional: $5 para una LLC o $8.75 para una corporación, se pide con la presentación o más adelante. Una copia certificada de la presentación cuesta $30 para una LLC.
6. Registra un nombre ficticio (fictitious name) si usas otro nombre. Quien haga negocios con un nombre distinto de su nombre legal, o una entidad con un nombre distinto del registrado, lo registra antes de hacer negocios con ese nombre. Se registra en todo el estado ante la División de Corporaciones de Florida (Florida Division of Corporations), en línea, por $50. Primero, la ley te pide anunciar el nombre al menos una vez en un periódico del condado de tu lugar principal de negocios, antes de registrarte; lo certificas en el formulario y no se presenta ninguna prueba. El registro sigue vigente hasta el 31 de diciembre del quinto año calendario, contando el año en que te registras como el primero. No hace falta registro para los abogados y los titulares de licencia del DBPR o del Departamento de Salud, cuando ejercen con el nombre de su licencia, y una entidad registrada que usa su nombre registrado. Hacer negocios con un nombre no registrado es una infracción no penal (noncriminal violation), y no se puede presentar ninguna demanda sobre el negocio hasta que el nombre esté registrado. El recaudador de impuestos de tu condado pide una copia antes de emitir un recibo del impuesto local sobre negocios, y la mayoría de los bancos también pide una.
7. Anota el informe anual en tu calendario y obtén tu recibo del impuesto local sobre negocios. El primer informe anual vence entre el 1 de enero y el 1 de mayo del año siguiente al año calendario en que los artículos entraron en vigor. Mantente al día tiene las cuotas. El recibo del impuesto local sobre negocios está en Licencias y permisos.

Según tu estructura

LLC

Presenta los Artículos de Organización (Articles of Organization): $100 más $25 por la designación obligatoria del agente registrado, $125 en total. La presentación es en línea o por correo. Los pagos con tarjeta van por la solicitud en línea. Una LLC puede fijar una fecha de vigencia hasta 90 días después de que la División recibe la presentación. ¿Te constituyes en la ventana del 1 de octubre al 31 de diciembre y no vas a hacer negocios hasta el año nuevo? Una fecha de vigencia del 1 de enero aplaza el primer informe anual un año. Después la LLC presenta un informe anual cada año ($138.75), el primero entre el 1 de enero y el 1 de mayo del año siguiente al año calendario en que los artículos entraron en vigor. No presentas el acuerdo operativo (operating agreement) ante el estado. Para el impuesto sobre los ingresos de Florida, una LLC que tributa como corporación presenta el Formulario F-1120 y paga el impuesto sobre los ingresos de las corporaciones; una que tributa como sociedad, o que es una entidad no considerada (disregarded), no presenta ni paga.

Corporación

Presenta los Artículos de Incorporación (Articles of Incorporation): $35 más $35 por designar al agente registrado, $70 en total. Después la corporación presenta un informe anual cada año ($150) y, como corporación C, una declaración del impuesto sobre los ingresos de las corporaciones de Florida (Formulario F-1120) cada año, aunque no haya impuesto por pagar. Elegir el estatus de S corp es una elección federal que haces ante el IRS, no una presentación ante la División de Corporaciones. Para las corporaciones S, la que no paga impuesto federal sobre los ingresos a nivel de la corporación (línea 23c del Formulario 1120S federal) no tiene que presentar una declaración del impuesto sobre los ingresos de las corporaciones de Florida. El reglamento interno (bylaws) no se presenta ante el estado.

Organización sin fines de lucro

Presenta los Artículos de Incorporación (Articles of Incorporation) de una corporación sin fines de lucro de Florida: $35 más $35 por designar al agente registrado. El estatus 501(c)(3) es una solicitud aparte ante el IRS. El informe anual cuesta $61.25 al año, y las organizaciones sin fines de lucro están exentas de la multa por atraso, aunque una que nunca presenta igual se disuelve. Una organización sin fines de lucro que pide donaciones desde un lugar en Florida o a personas en Florida se registra ante el Departamento de Agricultura y Servicios al Consumidor de Florida (Florida Department of Agriculture and Consumer Services, FDACS) y renueva cada año. Una 501(c)(3) con empleados debe el impuesto de reempleo (reemployment tax) cuando tiene 4 empleados o más en 20 semanas de un año.

Sociedad

Una sociedad colectiva no tiene que presentar nada para existir. Registrarla ante la División es opcional. Sunbiz dice que una sociedad debería presentar una declaración de registro de sociedad (partnership registration statement) ($50) o un registro de nombre ficticio (fictitious name). Una sociedad en comandita presenta un Certificado de Sociedad en Comandita (Certificate of Limited Partnership) por $965 más $35 por el agente registrado, y después un informe anual cada año ($500). Una sociedad de responsabilidad limitada (LLP) presenta una declaración de calificación (statement of qualification) ($25) y después un informe anual ($25) del 1 de enero al 1 de mayo de cada año, a partir del año siguiente a la calificación.

Empresa individual

No hay presentación de constitución. Si no registras otra entidad, eres propietario único. Hacer negocios con un nombre distinto de tu nombre legal significa registrar primero un nombre ficticio (fictitious name). Florida no tiene impuesto sobre los ingresos de las personas, así que no hay declaración estatal sobre los ingresos del negocio, pero el recibo del impuesto local sobre negocios de tu condado sí aplica, y el registro del impuesto sobre las ventas también si vendes bienes o servicios gravables.

Formada en otro estado

Una LLC o una corporación formada en otro lugar se registra ante la División antes de hacer negocios en Florida, y mantiene un agente registrado en Florida. Una LLC de otro estado presenta la Calificación de LLC Extranjera (Qualification of Foreign LLC) por $100 más $25, con un certificado de existencia de su estado de origen, con no más de 90 días de expedido. Una corporación presenta una Calificación con Fines de Lucro (Profit Qualification) por $35 más $35. Después ambas presentan el mismo informe anual que una entidad de Florida, a partir del año siguiente a la calificación. Formar tu negocio en otro estado explica cuándo hay que registrarse.

Qué recibes

La División envía una carta de confirmación con el número de documento, por correo electrónico si presentaste en línea y por correo postal si fue en papel, junto con el certificado de estado o la copia certificada que hayas pedido. Cuando la presentación se procesa y se publica, puedes descargar una imagen desde Sunbiz sin costo, y el negocio aparece en la búsqueda de registros de la División. Vas a necesitar la entidad formada y su número de documento para tu EIN, tu cuenta bancaria y cada informe anual.