Registra tu negocio en Nueva York

Las LLC, las corporaciones, las sociedades en comandita y las LLP (sociedad de responsabilidad limitada) se registran ante el Departamento de Estado de Nueva York (New York Department of State). Los propietarios únicos y las sociedades colectivas no presentan ahí. Una sociedad colectiva presenta un certificado de nombre comercial (assumed name) ante el secretario del condado, y un propietario único lo presenta solo cuando usa un nombre distinto del de su dueño. Toda LLC y corporación designa al Secretario de Estado (Secretary of State) como su agente para documentos legales, así que no se exige un agente registrado.

Qué cambia en Nueva York

• Las LLC nuevas publican un aviso. Dentro de los 120 días siguientes a la formación, una LLC publica una copia de sus artículos o un aviso una vez por semana durante seis semanas seguidas, en dos periódicos que designa el secretario del condado, uno diario y uno semanal, y luego presenta un Certificado de Publicación (Certificate of Publication) ($50). Los periódicos fijan el precio, así que el costo depende de tu condado. Las sociedades en comandita y las LLP también publican.
• No se exige un agente registrado. Toda LLC y corporación designa al Secretario de Estado (Secretary of State) como su agente para recibir notificaciones legales y da una dirección a la que el estado envía por correo cualquier documento que acepta. Nombrar un agente registrado propio es opcional.
• No hay informe anual. Las LLC y las corporaciones presentan una Declaración bienal (Biennial Statement) cada dos años ($9), y la mayoría de las LLC también le pagan al Departamento de Impuestos una cuota anual de presentación. Mantente al día tiene las fechas.

Haz esto

1. Elige tu estructura. LLC, corporación, corporación sin fines de lucro, sociedad o empresa individual. Un propietario único o una sociedad colectiva puede saltar al paso 7. Los profesionales con licencia forman una compañía de responsabilidad limitada de servicios profesionales (professional service limited liability company, PLLC) o una corporación de servicios profesionales (professional service corporation, P.C.) en lugar de una LLC o corporación común.
2. Revisa el nombre. Debe distinguirse de toda corporación, LLC y sociedad en comandita que esté en los registros del Departamento de Estado (Department of State). La Base de Datos de Corporaciones y Entidades Comerciales (Corporation and Business Entity Database) muestra lo que está en los registros, pero el Departamento de Estado advierte que una búsqueda en la base de datos no es una respuesta de disponibilidad; esa solo viene de una solicitud escrita de disponibilidad de nombre enviada por correo a la División de Corporaciones (Division of Corporations) ($5 por nombre, no por teléfono), y ni siquiera un resultado de que el nombre está disponible es una aprobación. Busca también en internet y en la base de datos federal de marcas. ¿Todavía no estás listo para presentar? Una Solicitud de Reserva de Nombre (Application for Reservation of Name) reserva el nombre por 60 días ($20) y se puede extender dos veces, por 60 días cada vez.
3. Da una dirección para documentos legales. Tu documento de formación designa al Secretario de Estado (Secretary of State) como agente del negocio para recibir notificaciones legales y lista la dirección a la que el estado debe enviar por correo lo que acepta. Un agente registrado propio es opcional. Si esa dirección cambia después, la Declaración bienal (Biennial Statement) es donde la actualizas.
4. Presenta ante el Departamento de Estado (Department of State). Presenta en línea o envía por correo el formulario de tu estructura a la División de Corporaciones (Division of Corporations) en Albany. Una presentación en línea recibe su comprobante de presentación en minutos, por correo electrónico, y puedes agregar una copia certificada o un certificado de existencia al mismo pedido. El comprobante de una presentación en papel llega por correo de primera clase; para un Certificado de Incorporación (Certificate of Incorporation), el Departamento dice que el comprobante es enviado por correo dos días hábiles después de la presentación. El Departamento no publica un tiempo de procesamiento regular. El trámite urgente cuesta $25 por documento para 24 horas, $75 para el mismo día (solicitudes recibidas antes de las 12 del mediodía) o $150 para dos horas (antes de las 2:30 p. m.), y la cuota del trámite urgente se cobra aunque la presentación se acepte o no.
5. LLC, sociedades en comandita y LLP: publica y luego presenta el certificado. Dentro de los 120 días siguientes a la presentación, publica una copia de tus artículos o un aviso una vez por semana durante seis semanas seguidas, en dos periódicos que designa el secretario del condado, uno diario y uno semanal. El aviso debe coincidir exactamente con los registros del Departamento de Estado (Department of State), incluido el nombre. Cada periódico te da una declaración jurada de publicación (affidavit of publication); adjunta las dos a un Certificado de Publicación (Certificate of Publication) y preséntalo con $50. El costo de la publicación es fijado por los periódicos, que varían según el condado. Si no cumples el plazo, el resultado es la suspensión de la autoridad de la LLC para hacer negocios hasta que presente.
6. Pide un Certificado de Estatus (Certificate of Status) si tu banco lo quiere. Algunos bancos lo piden. El Departamento de Estado (Department of State) lo emite ($25) mediante solicitud por escrito, enviada por correo, entregada en persona o por correo electrónico, no en línea ni por teléfono; la página del Certificado de Estatus tiene la solicitud por escrito. Quien presenta en línea puede pedir un certificado de existencia junto con la presentación. Una copia certificada de cualquier documento presentado cuesta $10.
7. Presenta un Certificado de Nombre Comercial (Certificate of Assumed Name) si usas otro nombre. Un propietario único lo presenta ante el secretario del condado de cada condado donde opera el negocio, y una sociedad colectiva presenta uno ahí con cualquier nombre. Una LLC, corporación o sociedad en comandita lo presenta ante el Departamento de Estado (Department of State) por $25. Una corporación también paga una cuota de condado por cada condado que nombra, $100 por cada condado de la ciudad de Nueva York y $25 por cada condado fuera de la ciudad; una LLC o una sociedad en comandita no paga ninguna cuota de condado. Una copia certificada ($10) debe exhibirse donde haces negocios con ese nombre.
8. Anota en tu calendario lo que sigue. Obtén tus identificaciones fiscales cubre el Departamento de Impuestos y los registros de empleador, y Mantente al día tiene la Declaración bienal (Biennial Statement), la cuota anual de presentación y el impuesto de franquicia.

Según tu estructura

LLC

Presenta los Artículos de Organización (Articles of Organization) ($200), y luego publica y presenta el Certificado de Publicación (Certificate of Publication) dentro de los 120 días. Los miembros adoptan un acuerdo operativo (operating agreement) por escrito antes de presentar, al presentar o dentro de los 90 días siguientes; se queda con los registros de la compañía y no se presenta. La primera Declaración bienal (Biennial Statement) vence dos años después de que se presentaron los Artículos de Organización (Articles of Organization), en el mes calendario en que se presentó el documento de formación, y cada dos años después ($9). Una LLC que tributa como sociedad o como entidad no considerada (disregarded entity) también le paga al Departamento de Impuestos una cuota anual de presentación en el formulario IT-204-LL, que es de $25 en un año sin ingreso de fuente de Nueva York del año anterior.

Corporación

Presenta un Certificado de Incorporación (Certificate of Incorporation) ($125). El formulario del estado autoriza 200 acciones sin valor nominal, que es como se forma la mayoría de las corporaciones; puedes cambiar la estructura de acciones en el formulario. Los estatutos (bylaws), las actas y el registro de accionistas los guarda la corporación, no se presentan. Las obligaciones del impuesto de franquicia empiezan en la fecha en que la corporación empieza a existir, haga negocios o gane dinero o no. El estatus de corporación S aquí requiere dos elecciones, la federal ante el IRS y luego la de Nueva York en el formulario CT-6; una corporación S federal que se salta la elección estatal queda gravada como corporación C para efectos de Nueva York. La corporación presenta una Declaración bienal (Biennial Statement) cada dos años ($9).

Organización sin fines de lucro

Una organización sin fines de lucro se forma como corporación sin fines de lucro al presentar un Certificado de Incorporación (Certificate of Incorporation) bajo la Ley de Corporaciones sin Fines de Lucro (Not-for-Profit Corporation Law) ($75), como corporación benéfica o no benéfica. La exención de impuestos no es automática; se solicita por separado ante el IRS y ante el estado; el estatus 501(c)(3) es una solicitud ante el IRS, y la exención estatal se tramita ante el Departamento de Impuestos y Finanzas. La mayoría de las organizaciones que tienen activos benéficos, realizan actividades benéficas o piden donaciones en Nueva York también se registran ante la Oficina de Organizaciones Benéficas del Fiscal General (Attorney General's Charities Bureau) y presentan el CHAR500 ahí cada año. Una organización sin fines de lucro con empleados se registra como empleador igual que cualquier otro negocio.

Sociedad

Una sociedad colectiva no presenta nada ante el estado. Su única presentación es un Certificado de Nombre Comercial (Certificate of Assumed Name) ante el secretario del condado de cada condado donde hace negocios. Paga la cuota anual de presentación de sociedades del estado solo cuando su ingreso bruto de fuente de Nueva York del año anterior es de al menos $1,000,000. Una sociedad en comandita presenta un Certificado de Sociedad en Comandita (Certificate of Limited Partnership) ($200) y publica dentro de los 120 días. Una LLP (sociedad de responsabilidad limitada) es para sociedades en las que todos los socios son profesionales con licencia; presenta un Certificado de Registro (Certificate of Registration) ($200), publica dentro de los 120 días y paga la cuota anual de presentación en el formulario IT-204-LL igual que una LLC.

Empresa individual

No hay presentación de formación. Si no registras otra entidad, eres propietario único automáticamente. Usar un nombre distinto del tuyo significa presentar un certificado de nombre comercial (assumed name) ante el secretario del condado de cada condado donde opera el negocio.

Formada en otro estado

Una LLC formada en otro lugar presenta una Solicitud de Autorización (Application for Authority) ($250) con un certificado de existencia de su estado de origen con fecha de no más de un año, y luego publica dentro de los 120 días igual que una LLC de Nueva York. Una corporación presenta una Solicitud de Autorización (Application for Authority) ($225) con un certificado de existencia con fecha de no más de un año; la que ya hacía negocios en Nueva York primero obtiene el consentimiento de la Comisión de Impuestos del Estado (State Tax Commission). Una corporación sin fines de lucro extranjera paga $135. Las LLC y corporaciones extranjeras después presentan Declaraciones bienales (Biennial Statement) con el mismo calendario que las formadas en Nueva York, en el mes calendario en que se presentó su Solicitud de Autorización (Application for Authority).

Qué recibes

Un comprobante oficial de presentación que muestra la fecha de presentación, el nombre de la entidad, un extracto de la presentación y las cuotas pagadas. Es tu prueba de presentación, y el Departamento de Estado (Department of State) no emite duplicados, así que guárdalo. Quien presenta en línea lo recibe por correo electrónico como PDF, con las copias o el certificado pedidos adjuntos; quien presenta en papel lo recibe por correo de primera clase, y la copia certificada, si la pidió, se envía por correo por separado. Vas a necesitar la entidad formada para tu EIN y tu cuenta bancaria.