Obtén tus identificaciones fiscales en Nueva York

Un EIN, si lo necesitas, toma minutos en línea. Los registros propios de Nueva York pasan por el portal Business Express (New York Business Express), que cubre el Certificado de Autoridad (Certificate of Authority) del impuesto sobre las ventas si vendes bienes o servicios gravables y las cuentas de empleador cuando contratas. No hay una licencia comercial estatal general que agregar.

Qué cambia en Nueva York

• Regístrate pronto para el impuesto sobre las ventas. Quien vende bienes o servicios gravables solicita un Certificado de Autoridad (Certificate of Authority) al menos 20 días antes de empezar el negocio, y la regla mientras esperas es estricta: no hay ventas gravables hasta que llegue el certificado.
• Contratar trae tres tipos de cobertura. Compensación laboral desde el primer empleado, incapacidad y Permiso Familiar Pagado (Paid Family Leave) cuando alguien ha trabajado 30 días en un año calendario, y seguro de desempleo desde el trimestre en que los salarios llegan a $300.
• La ciudad de Nueva York vuelve a gravar a los negocios. El impuesto a los negocios no constituidos (unincorporated business tax) se aplica a propietarios únicos, sociedades y LLC que hacen negocios en la ciudad de Nueva York a una tasa de 4%, con un crédito total cuando el impuesto es de $3,400 o menos. Las corporaciones pagan un impuesto municipal a las corporaciones aparte.

Haz esto

1. Obtén un EIN del IRS si lo necesitas. El IRS lo exige si tienes empleados y para sociedades, corporaciones, organizaciones sin fines de lucro y la mayoría de las LLC, y el Departamento de Trabajo exige un EIN federal antes de registrarte como empleador. Es gratis y, si se aprueba, se emite de inmediato en línea. Forma primero tu LLC o corporación. No le pagues a un sitio web para que lo solicite por ti.
2. Crea una cuenta de negocio (Business) de NY.gov en el portal Business Express (New York Business Express). El registro del impuesto sobre las ventas y el registro de empleador pasan por ahí. Una cuenta individual de NY.gov no lo abre; tiene que ser una cuenta de negocio (Business). Presentar declaraciones después requiere una cuenta de Business Online Services del Departamento de Impuestos, que agregas desde el mismo inicio de sesión.
3. Solicita un Certificado de Autoridad (Certificate of Authority) si vendes bienes o servicios gravables. Todo vendedor de bienes o servicios gravables se registra ante el Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York (New York State Department of Taxation and Finance) por medio de Business Express (New York Business Express) antes de empezar el negocio, incluidos quienes trabajan desde casa, venden como vendedor temporal o venden una vez al año. Solicítalo al menos 20 días antes de abrir, y exhibe el certificado en tu lugar de negocio. Mientras esperas, se aplica una regla: no hay ventas gravables hasta que llegue el certificado. ¿No sabes si tus ventas son gravables? El boletín fiscal ¿Debo registrarme para el impuesto sobre las ventas? (Do I Need to Register for Sales Tax?) lo explica.
4. Busca tu tasa combinada. La tasa estatal es de 4%, más la tasa local de tu condado o ciudad, para tasas combinadas de 7% a 8.875%. Las ventas en la ciudad de Nueva York y en los condados de Dutchess, Nassau, Orange, Putnam, Rockland, Suffolk y Westchester suman 0.375% por el Distrito de Transporte Metropolitano para Viajeros (Metropolitan Commuter Transportation District), lo que lleva a la ciudad de Nueva York a 8.875%. La Publicación 718 (Publication 718) lista la tasa de cada jurisdicción.
5. Conoce tu calendario del impuesto sobre las ventas. Quien se registra presenta de forma trimestral, salvo que califique para presentar una vez al año. Las declaraciones trimestrales vencen el día 20 del mes siguiente al cierre de cada trimestre: el 20 de junio, el 20 de septiembre, el 20 de diciembre y el 20 de marzo, y una declaración es obligatoria aunque no haya ventas. Mantente al día tiene los umbrales que te pasan a presentación mensual o anual.
6. Regístrate como empleador cuando contrates. Regístrate ante el Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York (New York State Department of Labor) por medio de Business Express (New York Business Express) o en el formulario NYS-100; un solo registro cubre el seguro de desempleo, la retención y el reporte de salarios. Un empleador de negocio general (general business employer) debe el seguro de desempleo desde el primer día del trimestre calendario en que los salarios alcanzan el umbral, y el umbral es $300. Después presentas el formulario NYS-45 cada trimestre y pagas la retención en el formulario NYS-1 después de cualquier nómina que lleve la retención acumulada a $700 o más. Coloca el cartel Aviso a los Empleados (Notice to Employees). Contratar a tu primer empleado cubre la parte federal de una primera contratación.
7. Consigue la cobertura de seguro. La compensación laboral es obligatoria desde el primer empleado; la Junta de Compensación Laboral del Estado de Nueva York (New York State Workers' Compensation Board) enumera las excepciones, entre ellas que la cobertura no es obligatoria para un propietario único sin empleados y no es obligatoria para una corporación que es propiedad de una o dos personas y que ellas dirigen, sin otros trabajadores. La cobertura de incapacidad y de Permiso Familiar Pagado (Paid Family Leave) es obligatoria cuando un empleado ha trabajado 30 días en un año calendario, y la póliza debe estar vigente dentro de las cuatro semanas siguientes al día 30 de trabajo de un empleado nuevo.
8. Completa el trámite de cada nueva contratación. En el formulario I-9, el empleado completa la Sección 1 a más tardar su primer día de trabajo, y tú completas la Sección 2 dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de inicio (el primer día, si el trabajo dura menos de tres días hábiles). Nueva York usa el formulario IT-2104 para la retención estatal y local. Reporta cada nueva contratación dentro de los 20 días calendario siguientes a la fecha de contratación.

Lo que tu negocio le paga al estado

Propietarios únicos, socios y miembros de LLC

El ingreso del negocio va en tu declaración personal. El impuesto sobre los ingresos de las personas usa tasas graduales, más altas cuando el ingreso es mayor, de 3.9% a 10.9%. Una LLC o LLP que tributa como sociedad o como entidad no considerada (disregarded entity) también paga la cuota anual de presentación en el formulario IT-204-LL, que se explica en Mantente al día. En la ciudad de Nueva York, suma el impuesto a los negocios no constituidos (unincorporated business tax) de abajo.

Corporaciones

El impuesto de franquicia es el más alto de tres bases: ingreso del negocio, capital del negocio o el mínimo fijo en dólares. La tasa sobre el ingreso del negocio para una corporación comercial general (general business corporation) es de 6.5%; 7.25% aplica a una base de ingreso del negocio superior a $5,000,000 en los años fiscales que empiezan de 2021 a 2029, y la ley devuelve la tasa a 6.5% después de eso. Los fabricantes calificados de Nueva York (qualified New York manufacturers) y las compañías de tecnología emergente calificadas (qualified emerging technology companies) tienen sus propias tasas más bajas. El mínimo fijo en dólares lo determinan los recibos del Estado de Nueva York (New York State receipts) y empieza en $25, así que una corporación debe algo incluso sin ganancia. Una corporación que hace negocios en la ciudad de Nueva York y los condados de Rockland, Nassau, Suffolk, Orange, Putnam, Dutchess y Westchester también paga el recargo de la MTA (MTA surcharge). Una corporación S federal presenta el formulario CT-6 para ser una corporación S de Nueva York y luego paga el impuesto mínimo fijo en dólares, según los recibos de Nueva York (New York receipts); sin esa elección, queda gravada como corporación C para efectos de Nueva York. La guía sobre entidad frente a elección fiscal explica las dos elecciones.

La ciudad de Nueva York

Los propietarios únicos, las sociedades y las LLC con ingreso asignado a la ciudad presentan el impuesto a los negocios no constituidos (unincorporated business tax) a una tasa de 4%, con un crédito total cuando el impuesto es de $3,400 o menos. Las corporaciones presentan el impuesto a las corporaciones de negocios (business corporation tax) de la ciudad; una corporación S federal está exenta de ese impuesto y presenta el impuesto general a las corporaciones (general corporation tax) en su lugar.

Qué recibes

• EIN: un número fiscal federal de nueve dígitos, que aparece en pantalla cuando lo aprueban. Imprime la carta de confirmación.
• Certificado de Autoridad (Certificate of Authority): lo envía por correo el Departamento de Impuestos. Colócalo en tu lugar de negocio, y no hagas ventas gravables hasta que llegue.
• Cuentas de empleador: un solo registro ante el Departamento de Trabajo y el Departamento de Impuestos, que cubre el seguro de desempleo, la retención y el reporte de salarios, más el cartel Aviso a los Empleados (Notice to Employees) para colocar.

¿Todavía no contratas ni vendes bienes gravables? Puede que por ahora solo necesites tu EIN y la declaración estatal de tu estructura, arriba.