Registra tu negocio en Virginia

Las LLC, las corporaciones, las sociedades en comandita (limited partnerships) y las sociedades de responsabilidad limitada registradas (registered limited liability partnerships) se presentan ante la Comisión Estatal de Corporaciones (State Corporation Commission)¹ a través del Sistema de Información del Secretario (Clerk's Information System (CIS))⁷. Una sociedad colectiva (general partnership) no se forma con una presentación. Una empresa individual no tiene presentación de formación. Un nombre distinto del nombre legal es un nombre ficticio, que se presenta ante la misma Oficina del Secretario (Clerk’s Office).

Qué cambia en Virginia

• El cargo anual de la SCC sigue el mes de tu formación. Una LLC paga $50, con vencimiento el último día del mes en que se organizó o se registró la LLC³, empezando cada año después del año de formación⁴. Una corporación presenta un informe anual que queda sin cuota¹⁰ y paga una cuota de registro aparte según las acciones. Mantente al día tiene las fechas.
• El negocio no puede ser su propio agente registrado. El agente es una persona física que vive en Virginia, o un negocio autorizado para hacer negocios en Virginia¹¹. Puedes serlo tú, o usar un bufete de abogados de Virginia o una empresa de servicios⁶.
• Un nombre ficticio es una presentación estatal por $10⁷. No tiene que ser único, y no te da el nombre.
• Dos páginas de la SCC no coinciden en la fecha de vencimiento de la sociedad en comandita. Una dice el 1 de octubre. La otra dice el 30 de septiembre. Los detalles están abajo.
• La presentación acelerada es solo en línea. El servicio al día siguiente aparece como 50 o 100 dólares, y la página no dice qué presentaciones pagan cuál de los dos. El mismo día es $200⁸.

Haz esto

1. Elige tu estructura. LLC, corporación, organización sin fines de lucro, sociedad o empresa individual. Un propietario único o una sociedad colectiva no tiene presentación de formación y puede saltar al paso 6. Una profesión con licencia puede necesitar una LLC profesional o una corporación profesional. Elige una entidad las compara.
2. Revisa el nombre en la búsqueda de disponibilidad de nombres de la Comisión. El nombre de una LLC debe incluir limited company o limited liability company, o LC, L.C., LLC o L.L.C., y debe ser distinguible, en los registros del Secretario, de otros nombres de negocios activos, sin contar designadores como LLC. Además, no puede usar una palabra que diga que la compañía es otro tipo de entidad, como corporation o Inc. ¿Todavía no estás listo para presentar? Un nombre reservado se mantiene por 120 días por $10, y es renovable por otros 120 días durante los 45 días anteriores a su vencimiento⁵. Busca también en internet y en la base de datos federal de marcas.
3. Elige un agente registrado. El negocio no puede ser su propio agente registrado. Puedes ser el agente si cumples las reglas de calificación y das una dirección de oficina registrada en Virginia. O usa un bufete de abogados de Virginia o una empresa de servicios. La oficina tiene que ser una dirección de calle en Virginia donde se puede localizar al agente durante el horario de oficina. Un apartado postal solo se permite en una ciudad o pueblo de menos de 2,000 habitantes que no tiene dirección de calle⁶. Cambiar el agente más adelante queda sin cuota².
4. Presenta en línea en el Sistema de Información del Secretario (Clerk’s Information System). La cuota depende de tu estructura, abajo. Si subes tus propios artículos, espera cinco días hábiles. No adjuntes el acuerdo operativo a los artículos¹³. La Comisión no indica un tiempo de trámite para una presentación que completas en el formulario en línea.* Consulta la fuente oficial cuando presentes.
5. Pide el servicio acelerado si necesitas una fecha. Es solo en línea a través de CIS. El del día siguiente es 50 o 100 dólares, y la página no dice qué presentaciones pagan cuál de los dos: presenta a más tardar a las 2:00 p. m., hora del Este, para una respuesta a más tardar a las 4:00 p. m. del siguiente día hábil. El mismo día es $200: presenta a más tardar a las 10:00 a. m., hora del Este, para una respuesta a más tardar a las 4:00 p. m. del mismo día hábil. No se puede dar trámite urgente a las presentaciones en papel⁸. Los dos precios del día siguiente están en la página, y la página no dice qué presentaciones pagan cuál.* Revisa el total en la página de pago.
6. Presenta un nombre ficticio si usas otro nombre. El formulario depende de quién eres. Los detalles están abajo.
7. Anota en tu calendario los primeros plazos. La primera cuota de registro anual se debe cada año después del año de formación⁴. Vender bienes sujetos a impuesto significa registrarte ante Virginia Tax antes de cobrar el impuesto: Obtén tus números fiscales.

Según tu estructura

LLC

Presenta los Artículos de Organización (Articles of Organization) (formulario LLC1011, $100²). La empresa es administrada por miembros o por gerentes (member-managed or manager-managed), conforme a un acuerdo operativo (operating agreement)¹. Si presentas en línea sin archivo adjunto, recibes un correo electrónico de recibo y un correo electrónico de aceptación, si presentas en línea sin un adjunto¹³. Después, la LLC paga $50 a más tardar el último día del mes en que se organizó o se registró la LLC³, empezando cada año después del año de formación. Un atraso cuesta $25, y luego viene una cancelación automática el último día del tercer mes después de la fecha de vencimiento⁴.

La tabla de cuotas dice que la fecha de vencimiento es el último día del mes. Un pago después de esa fecha sigue siendo tarde. Se cobra una cuota por atraso incluso si la fecha de vencimiento cae en fin de semana o día festivo. El ejemplo de las mismas preguntas frecuentes dice después que la cuota vence el último día hábil³.* Esas dos oraciones no coinciden. Revisa la fecha en tu aviso de cobro.

LLC profesional

El formulario profesional es Artículos de Organización de una Compañía de Responsabilidad Limitada Profesional (Articles of Organization for a Professional Limited Liability Company, Form LLC1103), también $100². Es solo para farmacéuticos, optometristas, fisioterapeutas, asistentes de fisioterapeuta, practicantes de las artes curativas, enfermeros practicantes, practicantes de las profesiones de las ciencias de la conducta, veterinarios, cirujanos, dentistas, arquitectos, ingenieros profesionales, agrimensores, arquitectos paisajistas certificados, diseñadores de interiores certificados, contadores públicos, contadores públicos certificados, abogados (attorneys-at-law), consultores de seguros, audiólogos, patólogos del habla o especialistas clínicos en enfermería¹. Las preguntas frecuentes de la LLC profesional dicen que en la mayoría de los casos un servicio profesional calificado puede formar una PLLC o una LLC. Los servicios legales o dentales son la excepción que nombran las preguntas frecuentes de la LLC: servicios legales o dentales usan los artículos profesionales, formulario LLC-1103¹³. Sobre qué formulario usar, la SCC dice que busques asesoría sobre qué tipo usar¹⁴. Si no estás seguro de que tu trabajo está en esa lista, consulta con un profesional del derecho.

Corporación

Presenta los Artículos de Incorporación (Articles of Incorporation) (formulario SCC619). La cuota de presentación es $25¹. La cuota de charter es $50 por cada 25,000 acciones, o $2,500 cuando hay más de 1,000,000 acciones. Los totales publicados incluyen la cuota de presentación de 25 dólares: $75 para 1 a 25,000 acciones, hasta $2,525⁹ por encima de 1,000,000. El nombre debe incluir company, corporation, incorporated o limited, o Co., Corp., Inc. o Ltd.⁵

Después, la corporación presenta un informe anual que queda sin cuota, con vencimiento el último día del mes en que se incorporó o se autorizó para hacer negocios en Virginia, empezando cada año siguiente al año de incorporación. La cuota de registro es aparte y se basa en el número de acciones autorizadas. Es $100 para 1 a 5,000 acciones y $1,700¹⁰ por encima de 270,000 acciones. Los tramos de en medio están en la tabla anual de las corporaciones. Una cuota por atraso es 10 por ciento de la cuota o 10 dólares, el que sea mayor³. No pagar la cuota o no presentar el informe significa una terminación automática el último día del cuarto mes después de la fecha de vencimiento si la cuota no está pagada o el informe anual no está presentado⁴.

Los artículos de una corporación profesional (formulario SCC 544) muestran una cuota de presentación de $25¹ en la página de tipos de negocio. Esa fila no imprime un monto de charter aparte.* Consulta la tabla de charter cuando presentes. El estatus de corporación S es una elección federal. Virginia la trata como corporación S de forma automática.

Organización sin fines de lucro

Presenta los artículos en el formulario SCC819¹. La cuota de charter y la cuota de presentación juntas son $75⁹. La cuota de registro anual es $25, y la multa por atraso es $10³. Para el impuesto sobre los ingresos, el tiempo extra de una organización sin fines de lucro para presentar es 6 meses para presentar, menos que los 7 meses de una corporación C¹⁵. El estatus 501(c)(3) es una solicitud aparte ante el IRS. Después de la formación, el resto de esta serie está escrito para negocios con fines de lucro.

Sociedad

Una sociedad colectiva no se forma con una presentación. Una declaración de autoridad de la sociedad (statement of partnership authority), si presentas una, es $25¹.

Una sociedad en comandita presenta un Certificado de Sociedad en Comandita (Certificate of Limited Partnership, Form LPA-73.11) por $100¹. La cuota anual es $50. Las preguntas frecuentes sobre el registro anual dicen que vence el 1 de octubre o antes³. La página de cómo mantener tu negocio dice que vence el 30 de septiembre o antes, y se liquida el 1 de julio.* Esas dos páginas de la SCC no coinciden. Ambas dicen que la existencia se cancela el 31 de diciembre si la cuota no está pagada⁴. Revisa el aviso de cobro.

Una sociedad de responsabilidad limitada registrada presenta una Declaración de Registro como Sociedad de Responsabilidad Limitada Doméstica (Statement of Registration as a Domestic Limited Liability Partnership, Form UPA-132) por $100. Después, los socios no son responsables de las obligaciones que surgen después del registro¹. Mantén el estatus con un informe de continuación que vence el 1 de julio, con una cuota de $50. Si no lo presentas, viene una cancelación automática si el informe de continuación no se presenta a más tardar el 1 de noviembre, después de un aviso el 1 de septiembre⁴.

Empresa individual

No hay presentación de formación. Un nombre distinto del tuyo es un nombre ficticio. El registro del impuesto sobre las ventas y cualquier licencia que tu trabajo necesite siguen aplicando.

Nombres ficticios

Presenta cuando usas un nombre distinto del nombre legal. La Oficina del Secretario es la oficina de presentación para propietarios únicos, sociedades generales, fideicomisos y negocios registrados. Una entidad en los registros de la Comisión usa el Certificado de Nombre Supuesto o Ficticio, Negocio a Cargo de una Entidad (Certificate of Assumed or Fictitious Name, Business Conducted by an Entity). Una persona usa el Certificado de Nombre Supuesto o Ficticio, Negocio a Cargo de una Persona Física (Certificate of Assumed or Fictitious Name, Business Conducted by an Individual). La cuota es $10. Sobre la unicidad, no tiene que ser único, y no necesita un designador como LLC. Sobre quién puede usarlo, la Comisión no decide quién tiene el derecho de usar el nombre⁷. Si un nombre entra en conflicto con el de otra persona, la Comisión te dice que hables con un abogado.

Saltarte la presentación puede significar un delito menor, multa de no más de 2,500 dólares, cárcel, o ambas, y no puedes demandar por el negocio en un tribunal de Virginia. Recibes un recibo de nombre ficticio (Fictitious Name receipt). Una copia certificada de ese recibo es $6. Liberar el nombre después es $10⁷. Un certificado más antiguo que se presentó en un tribunal de circuito se libera en ese tribunal, no en línea.

Formada en otro estado

Una LLC formada en otro lugar presenta una Solicitud de Registro como Compañía de Responsabilidad Limitada Extranjera (Application for Registration as a Foreign Limited Liability Company, Form LLC1052) por $100. Una corporación presenta una Solicitud de Certificado de Autorización para Hacer Negocios en Virginia (Application for a Certificate of Authority to Transact Business in Virginia, Form SCC 759/921). La cuota de presentación es $25¹, más la misma tabla de charter que una corporación de acciones de Virginia. Lleva una copia certificada de los artículos, y de cada enmienda, fusión, conversión o domesticación. La certificación no puede tener más de 12 meses. Sobre el certificado del estado de origen, un certificado de buen estado (good standing) del estado de origen no basta¹¹. Necesitas un agente registrado en Virginia antes de solicitar. Formar tu negocio en otro estado cubre las ventajas y desventajas.

Qué recibes

En línea, sin archivo adjunto, una presentación de LLC vuelve como un correo electrónico de recibo y un correo electrónico de aceptación, si presentas en línea sin un adjunto¹³. Vas a necesitar los artículos aceptados para tu EIN y tu banco. El aviso de la cuota anual se envía por correo al agente registrado dos meses antes de que venza la cuota³. El paquete de la corporación se envía por correo aproximadamente 75 días antes de que venzan el informe anual y la cuota de registro¹⁰. Si el agente renuncia y no nombras uno nuevo dentro de 31 días, el resultado es un estatus inactivo pendiente, luego terminación, revocación o cancelación automáticas si no se nombra un agente nuevo a más tardar el último día del segundo mes después del aviso⁴.