Registra tu negocio en Virginia Occidental

Las LLC y las corporaciones se presentan ante el Secretario de Estado de Virginia Occidental (West Virginia Secretary of State)⁷. Una empresa individual y una sociedad colectiva no están en la tabla de cuotas de formación. La presentación crea la compañía. No te da el certificado fiscal. Obtén tus números fiscales es ese paso. Licencias y permisos cubre el permiso para hacer el trabajo.

Qué cambia en Virginia Occidental

• Hay dos registros, y no son la misma presentación. La compañía presenta aquí. El certificado de registro de negocio de la División de Impuestos es un paso aparte de $30. El registro ante el Secretario de Estado no sustituye un certificado de registro de negocio de la División de Impuestos¹⁷.
• El informe anual vence el 30 de junio a las 11:59 p. m.⁹ En la página de la LLC la cuota es $25 si la oficina lo recibe a más tardar en el plazo, y $75² después.
• Un DBA es un nombre comercial (trade name) que se presenta ante el estado, no ante el condado. Una empresa individual queda sin cuota de presentación. Una LLC paga $25³.
• Una dispensa de cuota no es una dispensa de plazo. Un negocio de propiedad de un veterano o de un miembro en servicio activo puede saltarse la cuota del informe anual durante los primeros cuatro años después del registro inicial. La dispensa de la cuota no dispensa el plazo de presentación ni las otras cuotas⁹. La dispensa de un joven emprendedor cubre solo la cuota inicial de presentación.
• Ignora una carta que te vende el informe anual. Toda solicitud de ayuda con el informe anual tiene que decir que puedes presentar directamente ante el Secretario de Estado por la cuota legal⁹.

Haz esto

1. Elige tu estructura. LLC, corporación, organización sin fines de lucro, sociedad de responsabilidad limitada o empresa individual. Elige una entidad las compara. El Secretario de Estado no elige por ti.
2. Revisa el nombre en la búsqueda de organizaciones de negocio. El nombre de una LLC debe contener "limited liability company" o "limited company", o una abreviatura como L.L.C., LLC, L.C. o LC. "Limited" puede ser "Ltd." y "company" puede ser "Co." Ese nombre debe ser distinguible en los registros del Secretario de Estado de los nombres que ya constan, salvo que el usuario actual consienta o una sentencia judicial te dé el nombre¹¹. El nombre de una corporación debe contener "corporation", "incorporated", "company" o "limited", o una abreviatura como corp., inc., co. o ltd.¹² Busca también en internet y en la base de datos federal de marcas. Una búsqueda del estado no libera una marca federal.
3. Reserva el nombre solo si no estás listo para presentar. Es de $15⁸, y dura 120 días desde la presentación. El mismo solicitante que reservó el nombre debe firmar los documentos de formación. Una reserva no aplica a una empresa individual, una sociedad colectiva, un negocio conjunto (joint venture) ni una asociación registrada solo ante la División de Impuestos⁴. Preséntala por el Portal Único de Negocios (One Stop Business Portal).
4. Decide si vas a nombrar un agente. La compañía puede mantener una oficina en Virginia Occidental, que no tiene que ser un lugar de negocios, y un agente para la notificación de demandas. Un agente, si nombras uno, es una persona física que vive en Virginia Occidental, una corporación doméstica, otra compañía de responsabilidad limitada, o una corporación o compañía extranjera autorizada para hacer negocios en Virginia Occidental¹³. Un cambio posterior de agente, dirección o funcionarios es de $15⁸. El informe anual pide el agente para la notificación.
5. Presenta el documento de formación en el portal. Las presentaciones en línea suman $1¹. La lista de cuotas también indica una cuota de trámite urgente de 24 horas de $25, una cuota de 2 horas de $250 y una cuota de 1 hora de $500⁷.
6. Anota el plazo del informe anual del año que viene: el 30 de junio a las 11:59 p. m.⁹ El informe se exige para las compañías de responsabilidad limitada activas formadas el 31 de diciembre del año anterior o antes que no hayan terminado ni se hayan retirado². Una compañía formada este año no presenta el informe este año. Los detalles están abajo y en Mantente al día.

Según tu estructura

LLC

Presenta los Artículos de Organización (Articles of Organization)⁷ por $100¹. Una LLC profesional tiene la misma cuota de formación. También tiene que mantener un seguro de responsabilidad profesional de al menos 1 millón de dólares en todo momento, o un fondo segregado, una carta de crédito bancaria o una fianza de seguro por ese monto¹⁵.

El informe cubre a las compañías de responsabilidad limitada activas formadas el 31 de diciembre del año anterior o antes que no hayan terminado ni se hayan retirado. La cuota es $25 a más tardar en el plazo y $75² después. La línea de vencimiento del estatuto es el 30 de junio a las 11:59 p. m.⁹

Una compañía que ha presentado a tiempo cada informe anual exigido durante cinco años calendario consecutivos y está en buen estado (good standing) puede elegir la presentación bienal. La cuota pasa a ser $50. El primer informe bienal vence el 30 de junio a las 11:59 p. m. del segundo año calendario después del año de la elección, y cada dos años después de eso. El estatuto también dice que el informe se entrega entre el 1 de enero y el 1 de julio de ese año. La subsección de la fecha de vencimiento cubre los dos informes, así que ambos usan como plazo el 30 de junio a las 11:59 p. m. Un informe bienal tardío suma $100 según el estatuto. La opción bienal entró en vigor el 1 de julio de 2026⁹. Saltarte un informe bienal, o perder el buen estado (good standing), puede devolverte a cinco años anuales más antes de que puedas elegir de nuevo.

El Secretario de Estado puede iniciar la disolución si la compañía no entrega el informe dentro de los 60 días después de que vence el informe, o si cuotas, impuestos o multas del capítulo de la LLC siguen sin pagarse durante el mismo período. Antes de disolver una compañía por una cuota de informe no pagada, la oficina tiene que enviar el aviso por correo certificado con matasellos de al menos 30 días antes de la fecha de disolución⁹. El restablecimiento está disponible dentro de los dos años posteriores a la fecha efectiva de disolución¹⁴. La solicitud tiene que decir que el motivo ya no existe, que el nombre sigue sirviendo, y necesita un certificado del Comisionado de Impuestos de que los impuestos están pagados. El estatuto de cuotas fija el restablecimiento después de la disolución administrativa en $25⁸. Un certificado de existencia es de $10⁷.

El estatuto exime a un negocio de propiedad de un veterano que se inició el 1 de julio de 2015 o después, o un negocio de propiedad de un miembro en servicio activo que se inició el 1 de julio de 2021 o después de la cuota del informe anual durante los primeros cuatro años después del registro inicial. La dispensa de la cuota no dispensa el plazo de presentación ni las otras cuotas⁹. La página de registro también dice que un veterano puede tener dispensada la cuota inicial del Secretario de Estado. Esa dispensa es la cuota inicial, no la dispensa de cuatro años del informe.

Corporación

Presenta los artículos por $100¹. El nombre debe contener "corporation", "incorporated", "company" o "limited", o una abreviatura como corp., inc., co. o ltd.¹² El estatuto del informe anual cubre a las corporaciones bajo el mismo plazo del informe anual, con la misma cuota de $25², y con la misma opción de elegir $50 después de cinco años a tiempo. La cuota por atraso del estatuto es $50⁹ para un informe anual con fines de lucro.

El estatus de corporación S es una elección federal en el formulario 2553¹⁸. El tratamiento de Virginia Occidental de esa elección está en Obtén tus números fiscales. Esta página no la elige.

Organización sin fines de lucro

Presenta los artículos por $25¹. El estatuto del informe anual incluye a las corporaciones sin fines de lucro. La cuota por atraso de la organización sin fines de lucro es $25 en un informe anual y $50 en un informe bienal. Eso es más bajo que la cuota anual por atraso de $50⁹ que está dentro de la línea de $75² en la página de la LLC. Después de la formación, el resto de esta serie está escrito para negocios con fines de lucro.

Sociedad de responsabilidad limitada

La página de registro indica una sociedad de responsabilidad limitada doméstica en $250¹. Usa esa presentación solo si una sociedad de responsabilidad limitada es la estructura que elegiste.

Joven emprendedor

El estatuto exime a una persona menor de 30 años que vive en Virginia Occidental¹⁰ de las cuotas de presentación del Secretario de Estado para una corporación doméstica con fines de lucro o sin fines de lucro en la que esa persona es incorporadora, una LLC doméstica en la que esa persona es miembro, o una sociedad doméstica en la que esa persona es socia. Aplica a un negocio formado el 1 de julio de 2016 o después⁶. La página de registro describe la misma dispensa para la edad 18 a 29, pero el estatuto es la regla, y fija solo el límite de menor de 30 años. Lee la página de la dispensa antes de presentar. La página de registro dice que la dispensa cubre solo la cuota inicial del Secretario de Estado¹. No dispensa el certificado de la División de Impuestos.

Empresa individual

No hay presentación de formación en la página de registro. Igual obtienes el certificado fiscal cuando no te aplica la exención de Obtén tus números fiscales, y igual revisas las licencias locales. Un nombre distinto del tuyo es el nombre comercial (trade name) de abajo.

Nombres de negocio

Un nombre comercial (trade name) es cómo registras un nombre que no es el nombre legal. Preséntalo en el Portal Único de Negocios (One Stop Business Portal). Una empresa individual, una persona física y una sociedad colectiva quedan sin cuota de presentación. Una LLC paga $25. Una corporación paga $25. Una empresa individual, una persona física o una sociedad colectiva revisa el nombre ante el Departamento de Impuestos del Estado, no en la búsqueda de negocios del Secretario de Estado³. La dirección del Departamento de Impuestos está en la página del nombre comercial. Una compañía que ya presenta ante el Secretario de Estado busca en la base de datos de organizaciones de negocio y luego llama a la División de Negocios para una revisión informal. La página dice que un nombre comercial tiene que ser distinguible y no debe ser probable que se confunda con un nombre que ya consta. Agregar “Inc.” o “LLC”, o poner una palabra en plural, no hace que un nombre sea distinguible. Ese registro no sustituye la búsqueda federal de marcas.

Formada en otro estado

Una compañía extranjera presenta un Certificado de Autorización (Certificate of Authority). El registro tiene que incluir un certificado de buen estado (good standing) o un certificado de existencia del estado de origen. Una LLC extranjera es de $150. Una corporación extranjera con fines de lucro es de $100. Una corporación extranjera sin fines de lucro es de $50. Una sociedad de responsabilidad limitada extranjera es de $500. Alguna actividad puede presentar una exención del certificado en su lugar. La presentación de la exención es de $25⁵ para una corporación o una LLC, y las instrucciones enumeran las actividades que califican. Si el nombre de origen ya está tomado, la página dice que registras un nombre comercial forzado (forced trade name) para usarlo en Virginia Occidental. Igual presentas el informe anual a más tardar el 30 de junio a las 11:59 p. m.⁹ Si no estás seguro de que el trabajo cuenta como hacer negocios, consulta con un profesional del derecho. Formar tu negocio en otro estado cubre las ventajas y desventajas.

Qué recibes

Una compañía presentada que puedes usar para tu EIN y tu banco, y un certificado de existencia si pides uno por $10⁷. El informe anual es una presentación aparte el año que viene, salvo que después califiques para la elección bienal. El certificado de registro de negocio es un paso aparte en Obtén tus números fiscales.